Процессный подход. Практика

Исходя из главной цели ОМТО мы получаем показатели эффективности процесса «Закупки» — мониторинг сроков, бюджета и качества ТМЦ. Правда, применение показателя бюджета закупок (соответствия цен ТМЦ, факта — плану) не совсем целесообразно — первоначальная калькуляция ТМЦ проекта обычно тоже выполняется ОМТО. При применении этого показателя мониторинга, Вы рискуете столкнуться со систематическим сознательным завышением плановых цен ТМЦ. Что, в свою очередь, приведет к росту числа проигрышей ТКП.

А вот показатели срыва сроков (план-факт за период) и качества (количество актов несоответствий входного контроля за период) — вполне реализуемы и могут достаточно легко и просто быть автоматизированными. Но не надо забывать, что они не должны быть абсолютными (оторванными от объемов закупки в периоде). Иначе может оказаться, что показатели эффективности вдруг резко снижаются (эффективность ОМТО растет?), но причиной вполне может оказаться просто резкое снижение объема закупок. Объем закупок можно считать как в физическом выражении (штуки или количество номенклатурных строк 1С), так и в денежном (считаю более предпочтительным, так как дает возможность грубого сравнения относительных показателей с конкурентами).

Для оценки эффективности ОМТО рекомендую также применить показатель производительности труда ОМТО (отношение объема закупок или объема выручки БЕ или компании к ССЧ ОМТО). Он также позволяет производить сравнение с конкурентами, да, грубо, да, с высокой погрешностью, но очень и очень показательно. Суть показателя — сравнить, какой объем закупок приходится на 1 работника ОМТО у конкурентов (закупки ТМЦ конкурентов в основном схожи по номенклатуре, количеству и ценам), и определить, работаете Вы эффективнее конкурента, или Вам есть чему у него учиться. Встречалась кратная разница в этом показателе (в сравнении с конкурентами). Связана она была с избыточной специализацией функционала работников ОМТО одной из компаний и их «универсальностью» в большинстве остальных.

Одна из массовых типичных ошибок компаний — фокусирование на создании и улучшении мелких локальных бизнес-инструментов. Я называю такие инструменты «заплатками», хотя и это название некорректно — связи между ними и смежными процессами вообще нет. При этом, эта деятельность обычно настолько активная («изо всех сил»), что иногда и вправду начинаешь верить, что ведется какое-то реальное улучшение чего-то. Но это всегда лишь имитация бурной деятельности, улучшения ради улучшений, а не ради результата.

Например, в одной из компаний задались целью тотальной автоматизированной маркировки ТМЦ на складе с помощью 1С. Идея правильная и нужная (при осознанном внедрении), но возникла она исключительно из моды, современной тенденции. В компании на тот момент не было единой установленной системы идентификации ТМЦ (по проектам, складам или по номенклатуре), отсутствовало сквозное движение спецификации ТМЦ в 1С (от разработчика, до закупки и оприходования на склад, выдачи в производство), складских помещений было более десятка, размещение ТМЦ на складах — преимущественно по типам номенклатуры. Не было совсем никакой оценки эффективности складской службы и ее деятельности (при обследовании выявлено, что численность персонала службы снабжения данной компании кратно выше аналогичных служб конкурентов, при сопоставимых объемах закупок и видов закупаемых ТМЦ). Девиз внедрения этой «заплатки» (целью его назвать никак нельзя) — «теперь будет порядок». Но будет ли? Результат такого внедрения подлежит полной программной переделке (и тотальной переклейке маркировки всех ТМЦ) сразу после внедрения единого процесса закупок, принятия единой корректной системы маркировки ТМЦ, определении показателей эффективности службы. То есть сразу, изначально, предполагались двукратные трудозатраты на внедрение комплекса автоматизированной маркировки ТМЦ — типичный пример работы «изо всех сил».