Самое главное в PR

• Приезжайте за полчаса-час до начала, чтобы еще раз все перепроверить. Проверьте микрофоны, разложите на сиденьях листки с именами приглашенных гостей и выложите для свободного доступа литературу.

Некоторые организации в качестве любезности угощают своих гостей из СМИ кофе и иногда булочками. Другие считают этот жест ненужным, потому что большинство репортеров вечно в спешке. На регулярных пресс-конференциях не следует подавать спиртное. Такое «угощение для общения» нужно оставить для пресс-приема, который рассматривается в следующем разделе.

На некоторых пресс-конференциях по-прежнему фотографам дается 2-3 минуты на то, чтобы сделать снимки до того, как начнутся вопросы. Некоторые фотографы жалуются, что с такими ограничениями не могут получить непринужденные фотографии. Если разрешено снимать без ограничений, что обычно бывает наилучшим способом, физические условия должны предоставлять фотографам пространство для работы таким образом, чтобы при этом они не заслоняли обзор репортерам.

Специалист по связям с общественностью должен специально позаботиться разместить всех так, чтобы оборудование электронных СМИ не мешало газетчикам. Некоторые считают, что хороший образ действий для оратора – остаться после конца пресс-конференции и сделать краткие заявления на камеру для отдельных телестанций, если их репортеры попросят такого внимания. Такие заявления не должны выходить за рамки уже сказанного оратором для всех остальных репортеров.

Последняя проблема в управлении пресс-конференцией – знать, когда ее закончить. Представитель по связям с общественностью, выполняющий обязанности сторожевого пса на заднем плане, должен избегать прерывать расспросы раньше времени. Сделать так – значит вызвать враждебность у репортеров. Почти так же плохо позволять конференции тянуться как резина. Наступает момент, когда у репортеров иссякают свежие вопросы. Оратор может этого не понять. Если это так, специалист по связям с общественностью может выйти вперед и сказать что-нибудь вроде: «Прошу прощения, но я знаю, что некоторых из вас уже поджимают сроки сдачи. Поэтому у нас осталось время еще всего на два вопроса».

На пресс-конференциях президента такой проблемы не бывает. Давно установившийся обычай ограничивает их 30 минутами. В этот момент старший из присутствующих репортеров новостных служб громко произносит: «Спасибо, господин президент!»– и конференция заканчивается. Всем, кого касается работа по связям с общественностью, нужно внимательно посмотреть одну из пресс-конференций президента по телевидению. Какого рода вопросы задаются, в какой манере президент отвечает на них, характер вводных объявлений и физические условия проведения – все это дает представление о том, как можно организовывать пресс-конференции и в более прозаических случаях.