SAP Business One. Строим эффективный бизнес

Ни один процесс перехода на новую технологию не происходит мгновенно и безболезненно. Для СБТ переходный период растянулся на несколько месяцев. После установки и обучения работе, на первом этапе продолжительностью около 2 месяцев, были введены складские остатки — около 6 тысяч наименований. Данные выгружались из старой программы в специально созданные шаблоны Excel и загружались в SAP Business One. Это не очень сложная операция, и она могла бы быть выполнена быстрее, но на этом этапе кроме перевода информации в новую систему была проведена и ее проверка. Далее эти остатки были распределены по складам.

Одной из известных проблем информационных систем является расхождение между данными в системе и реальной ситуацией — на этом «погорели» еще советские АСУ. Для проверки соответствия компьютерной информации и реального положения дел была проведена сплошная инвентаризация по всем складам. Кроме того, была переведена в новую систему многочисленная справочная информация, например, справочник контрагентов и т.п. В процессе этого переноса были очищены старые данные, найдено определенное число ошибок. В результате этот процесс стал чем-то средним между внутренней ревизией и аудитом. После этого началась настоящая работа. Сначала с самыми простыми документами: продажи, закупки, расчеты (приход/расход денежных средств). Переход начался с началом нового года, и компания отработала январь параллельно в старой и новой программах. За этот месяц накопились определенные данные по работе, и стало возможным начать использовать не только простые операции, но и строить аналитические отчеты.

Приведенный выше абзац вызвал горячую реакцию добровольцев-рецензентов книги, поделившихся своим опытом: «Проблема актуальности и качества данных — это еще один подводный айсберг, способный потопить Титаник внедрения. На практике я убедился в этом очень просто. При работе с нашей старой системой поле с названием продукции было ограничено. Как известно, чай может иметь много параметров (например, фасовка, количество, объем, цвет, наличие ароматизаторов и т.д.), и все они вносились в название. Если же поля не хватало, название сокращали (например „Лисмазел. 30 пак.“), а идентификаторы поставщиков не вбивали. Когда пришлось вносить эти данные в SAP, то я был в ужасе. 3000 наименований. Совпадений в названиях с поставщиком из-за сокращений нет. Привязать к коду поставщика — невозможно. Качество данных (правильность набора, категоризация) — никакая. Импортируемые таблицы я создал, но честно предупредил, что их придется корректировать вручную».

Проблема с качеством данных в информационных системах вообще достаточно общая. Многие старые системы не требовали четкой формализации записей. За годы работы могло накопиться немало «грязных данных». Если повесить обязанность по их разборке на менеджеров компании, то они просто откажутся работать в системе, которая не помогает им а только тыкает носом в их ошибки. Поэтому выделение специального специалиста по работе с данными и внесению данных в справочники является очень разумным шагом во многих случаях. «Раньше наши менеджеры вообще не работали в системе, — говорит Евгений Благодарный. — Теперь они набирают в Business One информацию о заказчике, информацию о заказе, могут ее распечатать, подписать и выслать заказчику. Пока дальнейшую работу выполняет специальный сотрудник — оператор или, если угодно, инженер по учету, который хорошо знает систему и выполняет ряд рутинных операций, позволив остальным сотрудникам компании сосредоточиться на выполнении своих обязанностей».

В результате процесс продажи в СБТ выглядит следующим образом. Все начинается с менеджера по продажам. Он создает коммерческое предложение. Для него важно ввести информацию о товарах и о том, кто хочет их купить. Дальнейшую работу с SAP Business One выполняет инженер по учету. На эту промежуточную меру пришлось временно пойти чтобы быстрее запустить проект. Тем более что в компании все равно нужен человек, который вводит общую или справочную информацию. На него и «повешена» сегодня часть функций, которые в дальнейшем смогут выполнять менеджеры компании.