Сила интровертов. Как использовать свои странности на пользу делу

Общаться по телефону без стресса

Воспользуйтесь телефоном:

…если удобнее что-либо коротко и быстро разъяснить, и звонок сэкономит вам время, в сравнении с электронным сообщением.

…если вы хотите сообщить собеседнику что-то деликатное, что нежелательно излагать письменно (поскольку может быть неверно понято и т. п.). Интонация вашего голоса многое проясняет, и телефон в подобных случаях – самая тактичная форма общения, если вы не можете встретиться лично.

…если вы хотите что-то обсудить и согласовать, например прийти к соглашению по поводу цены продажи. В этом случае телефон будет более адекватной формой обмена мнениями (вам не придется несколько раз обмениваться электронными сообщениями).

Как сделать общение по телефону более комфортным

Если звоните вы сами

Во время разговора делайте записи. Отмечайте основные пункты, которые вы обсуждаете: открытые вопросы, требования, положение дел – все, что может быть значимым. Это будет вам полезно, поскольку вы используете свое преимущество 9, письмо, и все самое главное будет у вас перед глазами. Если разговор очень важный и /или вы чувствуете себя неуверенно, то вы можете пометить, с чего начать его и чем закончить.

Ключевые пункты разговора вы можете использовать, если не можете дозвониться до собеседника и должны оставить ему сообщение на автоответчике или на голосовой почте. Такое сообщение не требует долгого времени на размышление и вводных слов, которые мы обычно используем в обычной речи.

Вот пример структуры, которую можно использовать для сообщения. Коротко передайте следующую информацию:

– ваше имя,

– причина звонка,

– ваш номер телефона,

– ваши пожелания для дальнейшей коммуникации: что человеку следует сделать?

– в конце оставьте маленькое вежливое послание (например: «Заранее спасибо за обратный звонок. Всего хорошего. Сабина Шмидт»).

Если вы боитесь, что можете помешать человеку своим звонком, спросите сразу после приветствия: «Мне нужно всего пять минут. Вы можете сейчас поговорить?» Этот вопрос особенно важен, если вы звоните на мобильный номер: ведь вы не знаете, где сейчас собеседник.

Если вы поняли, что собеседнику неудобно разговаривать, договоритесь, когда вы созвонитесь в следующий раз. Тогда вы уже не будете испытывать сомнения.

Если звонят вам

Прежде чем отвечать на звонок, спросите себя: могу и хочу ли я сейчас разговаривать? Если ответ «да», тогда постарайтесь, чтобы разговор был коротким (если вы, конечно, не хотите углубиться в долгую беседу). Установите конкретные временные рамки («Мы успеем обсудить это за пять минут? У меня есть время только до 10 часов») – это позволит ориентироваться любителям поговорить на другом конце провода. Если вы этого не сделали, тогда вы всегда можете окончить разговор, ссылаясь на время: «Я думаю, мы разъяснили все важное. Спасибо! Мне нужно на собрание/встречу». (Кстати, собственные планы – это тоже встреча. Совсем не обязательно придумывать что-то оригинальное.)

Если ответ «нет»: включите автоответчик или оставьте соответствующее сообщение на голосовой почте. Если телефон звонящего определился, перезвоните ему, когда вам будет удобно, или отправьте сообщение по электронной почте.

Мне нередко кажется, что люди, которые не любят говорить по телефону, не могут решиться заставить звенеть чужой аппарат. Подумайте: телефон служит вам, а не наоборот!