Сила интровертов. Как использовать свои странности на пользу делу

Список вопросов: подготовка к обсуждению

1. Время: когда должно состояться обсуждение? Как долго оно должно продолжаться?

2. Место: где должно состояться обсуждение?

3. Каковы цели (цель) обсуждения?

4. Какие пункты стоят на повестке дня?

5. В каком порядке должны обсуждаться эти пункты?

6. Сколько времени следует уделить каждому пункту?

7. Если будет не хватать времени, какие темы можно пропустить?

8. Кто принимает участие в обсуждении? Кто будет высказываться по определенным пунктам повестки дня? (Список участников)

9. Кто за какой пункт повестки дня отвечает?

10. Кто должен представить какие-либо документы? До какого срока они должны быть затребованы и предъявлены?

11. Как следует оформить результаты обсуждения? Кто этим займется?

12. Какие средства коммуникации будут использованы?

13. Кто и до какого срока должен разослать приглашения на заседание? Какую информацию при этом следует передать (повестка дня!)?

14. Кто соберет все необходимые документы и проследит, чтобы все было в наличии? Кто займется отправкой документов (если это необходимо)?

15. Кто возьмет на себя организационные обязанности (снятие помещения, размещение гостей, средства коммуникации, таблички с именами, фуршет, напитки)?

Проведение обсуждения

Само обсуждение – это главная сложность. Вы можете использовать аналитическое мышление и придерживаться основной нити содержания при ведении встречи:

Фазы обсуждения

1. Вводная фаза: приветствие участников, ознакомление с повесткой дня, ориентировочная информация (продолжительность заседания, основные пункты содержания, особые участники…).

2. Три основные фазы заседания: внимание!

Эти фазы применяются отдельно для каждого пункта повестки дня!

– Информационная фаза: введение в тему можете осуществлять как вы сами, так и другие.

– Рабочая фаза: обсуждение темы – обмен вопросами, информацией и аргументами.

– Результативная фаза: подведение итогов, голосование, планирование дальнейших действий, распределение заданий и выбор ответственных за их выполнение (кто, что до какого срока должен выполнить) или перенос принятия решения до следующего обсуждения.

3. Конечная фаза: благодарность всем присутствующим, отметить позитивные результаты. Затем короткое прощание и обсуждение срока следующей встречи, если необходимо.

Пожалуй, самая большая сложность – это управление ходом процесса. При спорах, отступлениях и отклонениях от темы будет непросто найти основную нить и вернуться к теме заседания. В такой ситуации Пауль намерен дышать глубоко и ровно, сохранять спокойствие и с дружелюбной настойчивостью возвращаться к соответствующему пункту повестки дня, при необходимости указав на время.

Гармоничность