Система «Кольчуга++». Секретная модель развития себя, отношений и бизнеса

– по остальным каналам сообщения не такие срочные и задержка моего ответа на 30-60 мин. точно никак не повлияет на ход дел. Поэтому, начиная важное дело, я ставлю таймер на 40 мин. и спокойно занимаюсь только им от «звонка до звонка». Потом делаю короткий перерыв на 5 мин, проверяя каналы, требующие оперативного реагирования. Если экстренных задач не появилось – погружаюсь в следующие 40 мин.

Итак:

Лайфхак № 2. Добавьте внимания.

Отлючитесь от «мира», когда делаете что-то важное. Это повысит качество и ускорит процесс.

Используйте таймер. Он позволяет «отключить» в голове все «переживалки» и работать более сосредоточенно.

Лайфхак № 3. Объединяйте короткие и однотипные дела в блоки.

Когда же делать короткие дела, которых за день может быть довольно много: позвонить кому-то, ответить на входящую почту и т.п.

Самый простой и эффективный способ справляться с такими делами – объединять их в несколько блоков. Это объясняется тем, что при решении коротких задач мозг работает в другом режиме, нежели в режиме работы над большой задачей. Поэтому эффективней сделать в день 3-4 переключения режима работы мозга, чем 10-15.

То же самое касается встреч и выездных мероприятий. Опыт многих предпринимателей показывает, что эффективней встречи и выезды группировать в один-два дня в неделю, чем делать это ежедневно.

Итак, если Вы раньше не составляли распорядок дня, то сейчас видите, что его можно представить в виде нескольких крупных дел, промежутки между которыми заполнены небольшими делами или блоками с короткими делами.

Чтобы день проходил эффективней, планируйте его по следующим правилам.

Лайфхак № 3.Правила составления плана на день:

1. Сначала расставьте дела, которые четко привязаны ко времени: встречи, совещания, время для восстановления;

2. Распределите дела-кнопки, которые запускаю процессы: это распоряжения сотрудникам и т.п. Их лучше запланировать как можно раньше.

3. Распределите крупные дела. Наиболее важные – в начале дня, менее важные – ближе к концу.

4. Теперь распределите небольшие, короткие дела, объединенные в блоки между крупными.

5. После окончания распределения проверьте, на сколько заполнен день. Время должно быть распланировано на 60% и 40% – резерв.

Вот как может выглядеть план на день с учетом оптимизации:

3.1. 

3.2. Контроль и обратная связь.

Один из самых распространенных способов экономии времени – делегирование. При этом частой ошибка в том, что процесс получения результата контролируется слишком часто или, наоборот, слишком редко. Навык оптимального контроля важен, т.к. с одной стороны позволяет экономить время и ресурсы на контроле, но, при этом, получать наилучший результат.

Используем системный подход для оптимизации контроля.

Лайфхак № 4. Контролируйте в точках стыковки блоков процесса

.

Вспомним системный подход, о котором я упоминал в первой части книги. Он позволяет любую жизнеспособную систему представить в виде четырех взаимосвязанных блоков, выполняющих определенные функции.

В частности любой процесс можно представить в виде последовательности этих четырех функциональных блоков:

1. ПЛАНИРОВЩИК (П)

– определяет план действий, получает информацию о результатах работы и из внешней среды, обеспечивая ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ в блок управления.

2. УПРАВЛЕНИЕ (У) – воспринимает внешние команды и определяет в соответствии с ними, сколько и каких ресурсов необходимо для выполнения команды. Блок отвечает за запуск процесса в соответствии с условиями начала процесса (загорелся "зеленый", начальник приказал, пришла весна);

3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ (О) – по команде обеспечивает ИСПОЛНИТЕЛЯ ресурсами;

4. ИСПОЛНИТЕЛЬ (И) – используя полученные ресурсы, выполняет основное действие.

В результате ПРОЦЕСС действует до тех пор, пока КОМАНДА не будет выполнена в полном объеме.

Контроль и планирование «сидят» в одном сегменте, т.к. по результату контроля планируются следующие действия.

Т.е. без контроля и обратной связи система не образуется и постепенно деградирует.

Рассмотрим применение этой схемы на примере посадки саженца яблони. В ней можно выделить следующие этапы:

1. Планирование. На этом этапе планируются дальнейшие действия и реакция на внешние обстоятельства.

2. Управление. На этом этапе по определённому ранее условию запускается процесс (начало посадки яблони при наступление весны).

3. Подготовка всего необходимого к основному действию (в нашем случае – к посадке). Для этого закупается инструмент, удобрения, саженец. Т.е. готовим ресурсы: материальные, знания, информация и т.п.

4. Основное действие, решающее поставленную задачу. В нашем случае – посадка дерева. Именно на этом этапе создается продукт или услуга.