Слово за слово: искусство переговоров в реальной жизни

Подготовка презентаций и сопутствующих материалов

• Обозначение цели презентации

• Прием «проблема-избавление»

• Формирование вдохновляющих образов в презентации

• Объявление своего интереса

• Другие сопроводительные материалы

Шестой этап предпереговорной стадии включает в себя подготовку презентаций и сопутствующих материалов. Если вы приходите на переговоры с предложением или проектом, потрудитесь, чтобы были подготовлены необходимые сопутствующие материалы. Может быть, вам понадобится показать буклет или диаграмму, провести презентацию в Power Point, а может, вы будете использовать информационную доску или «ролл-ап».

Остановимся на наиболее распространенном варианте, сопровождающем предложение – на презентации. При ее подготовке следует помнить о нескольких основополагающих правилах. Никогда не делайте скучную и длинную презентацию с большим количеством слайдов, на которых вы пытаетесь уместить все ваше предложение. Лучше не использовать больше 10 слайдов и не презентовать сообщение дольше 30 минут. Также всегда будьте готовы, что придется говорить больше запланированного, отвечать на вопросы. Среднее отведенное на показ время – 10–20 минут.

Цель и основное послание следует обозначать кратко и в самом начале выступления. Ваше предложение сразу же должно содержать интерес для партнера. Если презентация не будет интересна, ее слушать не будут. Всегда делайте акцент на выгоде для другой стороны: она должна видеть, какие преимущества получает, понимать, что предложение ей подходит.

Хорошо в ходе показа использовать на слайдах прием «проблема-избавление», закладывать беспокоящую другую сторону проблему и предлагать эффективное лекарство. Ищите такие «проблемы» в ходе сбора и анализа информации. Например, если будущих партнеров беспокоит логистика, на слайдах вы с помощью схем и рисунков должны подробно изложить, через какие порты будет проходить груз, какими сухопутными маршрутами, где и сколько времени будут занимать процедура разгрузки, таможенные процедуры.

Для успешного восприятия вашей презентации необходимо рисовать в Системах слушателей убедительные и вдохновляющие на действия образы. Потренируйтесь красочному и яркому изложению информации с понятными и наглядными примерами. Задействуйте закон сравнения, пусть выгода будет налицо. Используйте мотивационные фразы: «Вы можете получить больше», «Вы ничего не потеряете» и т. д.

Потренируйтесь простыми словами объяснять, почему ваше предложение лучше, чем у конкурентов. Воздействуйте на программу страха, например, опасность принять неверное решение, гарантируйте безопасность. Помните, собеседник сам не всегда знает, в чем нуждается. Делайте акцент на себе, как на проводнике его успеха. Давайте понять, что без представляемой вами стороны проект не будет правильно и в должной мере реализован.

Не умничайте в презентации, говорите на языке понятном и доступном для партнера. Создавайте позитивную картину своего предложения. Выступая, не стойте на одном месте, не держите руки в карманах. Не смотрите только на одного человека, охватываете взглядом всех участников переговоров, сосредотачивайте свое внимание на каждом. Улыбайтесь.

Когда будете выступать с презентацией, не бойтесь открыто заявлять о своем интересе. Если вы этого не сделаете, то другая сторона подумает, что вы хитрите. Если чувствуете, что собеседник может не воспринять должным образом ваш интерес или названную цену за ваши услуги или предложение, обоснуйте ее, поясните, но не оправдывайтесь. Оправдания губительны для переговоров.

Подготавливая другие сопроводительные материалы, например, буклеты, информационные справки и прочие печатные документы, следите, чтобы на переговорах экземпляров хватило каждому из участников. Казалось бы, мелочь, а ведь я сам не раз был свидетелем, когда из-за недоработки протокола и плохо исполненного согласования количества участников на этапе обмена информацией между сторонами, послам приходилось дипломатично «вырывать друг у друга» повестку встречи и различные информационные брошюры. Не перегружайте сопроводительные материалы информацией и дизайном. Как и в презентации, старайтесь отразить в сопроводительных материалах наиболее важные и существенные аспекты вашего предложения.

СЕДЬМОЙ ЭТАП

День переговоров

• Правильная рассадка

• Устранение возможных препятствий

• Место проведения переговоров

• Формирование доверительного климата

• Чай или кофе

Не следует объяснять вам (уверен, что тот, кто читает эту книгу и уже добрался до этой страницы – умный и толковый человек), что необходимо хорошо выглядеть, опрятно и подобающим образом одеваться, вовремя приезжать на встречи и т. д.

Обязательно следует проработать правильную рассадку. Я уже частично упоминал об этом, затрагивая тему личного пространства в Системе человека (глава 4).