Soft skills для IT-специалистов. Прокачай карьеру и получи работу мечты

Я знаю, внимание к технической и структурной частям письма может занять много времени. Но если вы будете заниматься этим постоянно, то постепенно улучшите этот навык. Человеческий мозг – удивительная штука, и он прекрасно улавливает то, что мы пытаемся сделать. Если вы будете достаточно практиковаться, в конечном итоге ваш мозг начнет активно заниматься структурным планированием, и вам не придется так много думать об этом.

Практика письма – одна из самых простых вещей в мире, которой можно заниматься с помощью Интернета. Заведите блог. Не волнуйтесь, если кто-нибудь его прочтет. В конце концов, закройте к нему доступ, если хотите. Но посвятите себя написанию текстов по крайней мере еженедельно. Расскажите о решенной проблеме, о состоявшемся разговоре или о любом интересующем вас опыте или идее. Вы никого не пытаетесь чему-то научить, так что тема не играет роли. Важен сам процесс написания – пересмотр и изменение порядка того, что вы написали, и сосредоточение внимания на технических аспектах текста. Просто сделайте это, и я обещаю, что со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.

12.4 Практика, практика и еще раз практика

Нет другого способа улучшить свои коммуникативные навыки, кроме как регулярной практики. Однако наша культура не предлагает много неформальных возможностей для этого: мы больше общаемся неформальным письмом, таким как текстовые сообщения, в которых правописание не приоритетно (не говоря уже о грамматике). Итак, вот еще несколько советов, как начать практиковать навык эффективного письма.

Блог. Как я уже говорил выше, ведение блога – хороший способ попрактиковаться. Напишите что-нибудь, даже если никто не прочитает.

Возьмите на себя обязательство сделать ваши рабочие и личные электронные письма более структурированными. Избегайте односложных ответов; пишите что-нибудь значимое ради практики.

Прикладывайте усилия даже в мессенджерах, чтобы повысить уровень письма. Это включает в себя бизнес-платформы, такие как Slack и Teams. Используйте полные предложения, рассказывайте историю и стремитесь к тому, чтобы текст засиял.

Время, которое вы потратите на совершенствование этих навыков, окупится сторицей, когда дело дойдет до повышения уровня вашей карьеры.

12.5 Основные ошибки письменной коммуникации

Конечно, ошибки не исключены и в письменной коммуникации, и я имею в виду не только орфографию и грамматику. Многие из нас совершают ошибки, и это превращает письменную коммуникацию в ту область, где почти никто не идеален. Однако, разобравшись с двумя наиболее распространенными ошибками, вы усовершенствуете свой навык письма.

12.5.1 Избегайте пассивного залога

Даже если вы знаете разницу между активным и пассивным залогом, все равно дочитайте этот раздел до конца. В этой теме есть нечто большее, чем кажется на первый взгляд.

Вы можете прочитать официальные определения активного и пассивного залога на таких сайтах, как Grammar Girl (mng.bz/XYoG), но вот как я их себе представляю. В предложении с активным залогом ясно, кто за что отвечает, тогда как с пассивным залогом непонятно, кто производит действие.

Возьмем, к примеру, фразу «Компьютер перезапущен» и фразу «Сэнди перезапустила компьютер». Первая фраза – это пассивный залог, а вторая – активный: Сэнди выполняет действие (перезапуск).

На занятиях по техническому письму в колледже, как правило, делается акцент на пассивном залоге, и многие мои друзья и коллеги говорят, что именно там они научились постоянно его использовать. Штука в том, что технические документы не должны ссылаться на конкретных людей; необходимо избегать использования таких слов, как «вы» и «я», заявляют они. Этот подход подразумевает, что в технической документации нет людей, только действия. Представляете, что было бы, если бы профессора технического письма писали сказки?

Туфли изготовлены из стекла размером 9 по шкале Мооса. Туфли могут быть использованы только до полуночи по местному времени. При использовании во время бега одна из туфель может отсоединиться от владельца и слететь. Затем туфля может быть найдена кем-то другим.

В реальной жизни нам нравятся персонажи наших историй. Истории почти всегда говорят о людях, так что не забывайте их включать. Используйте такие слова, как «мы», «вы» и «я». Пишите активным залогом и давайте понять, кто что делает.