Тайм-менеджмент

Вернемся теперь к вашим четырем коробкам. Просмотрите содержимое коробки «Для передачи» и на каждом документе напишите имя человека, к которому он должен отправиться. Секретарь может заняться немедленной переправкой бумаг соответствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно — поместите каждый документ в соответствующее досье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с которыми вам необходимо как можно скорее поработать. Рассортируйте их в порядке приоритетности, вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею, как только закончите с уборкой. Наконец, коробка «Непонятно». Если действительно не знаете, что делать с этими бумагами, скорее всего, хранить их нет смысла. Если не можете решиться выбросить какую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу просмотреть ее и предложите принять самостоятельное решение. Иногда имеет смысл переложить «грязную» работу на других.

Статьи, вырванные из журналов для последующего прочтения, помещаются в отдельную папку. Положите папку в портфель и займитесь ее просмотром, когда выдастся свободная минута переходного времени: в ожидании приема, во время поездки в транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Оставляйте только в том случае, если уверены, что к ней еще придется вернуться. Помните, что материалы периодики быстро утрачивают актуальность и необходимость в их продолжительном хранении возникает редко.

Книги помещаются на книжную полку. Если среди них есть объемные тома, которыми вы пользуетесь лишь время от времени и которые могут пригодиться другим, поставьте их на стеллаж общего пользования.

Входящие документы

Вы рассортировали то, что накопилось, но как поступать с бумагами, которые поступают к вам в данный момент, будь то по почте или иными способами? Следуйте тому же принципу, которым только что руководствовались при разборке уже имеющихся бумаг.

Одну за одной просмотрите каждую и распорядитесь ею по одному из четырех вариантов: выбросить, подшить, передать или пустить в работу. Нужно ли вам ее сохранить и нельзя ли передать кому-то другому? А выбросить? Стоит ли бумага того, чтобы оказаться в соответствующем файле, и если да, то держать ли ее при себе или лучше отправить в централизованный архив компании? Если ясно, что необходимо с бумагой поработать, то когда? Заняться ею немедленно или можно отложить на потом? Если бумага действительно нужна, отметьте на ней вверху приоритетность исполнения и положите на стол. Займитесь ею, как и другими своими бумагами, в порядке установленной степени приоритетности.

Иногда, разбирая почту, вам вообще нет необходимости заглядывать в конверты и знакомиться с их содержимым. Если это очевидная рекламная макулатура, отправляйте ее прямиком в корзину. Только будьте внимательны, чтобы не выбросить вместе с рекламой чек, которого давно дожидаетесь.

Секрет корзины

Что касается никчемных бумаг любого рода, в немалых количествах поступающих на ваш адрес, то весьма разумным будет иметь корзины в каждом кабинете офиса и даже дома. Тогда у вас будет меньше поводов хранить весь тот бумажный мусор, что попадает в ваш почтовый ящик или ложится на рабочий стол. К тому же бумаги перестанут с прежней интенсивностью скапливаться во всех более или менее свободных местах. Я работаю дома, а потому в каждой комнате у меня стоит большая красная офисная корзина для бумаг. Стоит ненужной бумаге попасться мне на глаза, как она немедленно обретает подобающее ей место.

Пусть корзины будут везде, где можно встретиться с чем-то бумажным. Рядом с каждым рабочим столом, рядом с копировальным аппаратом, со стеллажом с файлами, рядом с креслом, в котором вы знакомитесь с печатными материалами. У двери вашего дома. Если у вас нет возможности немедленно избавиться от ненужных бумаг, они неизбежно скапливаются на любых поверхностях, образуя уродливые груды. Если же корзина для бумаг всегда под рукой, то у вас не возникнет соблазна куда-нибудь примостить явно ненужный листок.

Если вы озабочены вопросами вторичной переработки отходов, заведите в каждом помещении по две корзины — одну большую, для сбора макулатуры, другую поменьше, для прочего мусора.

Почему бы не предложить компании приобрести корзины для бумаг с логотипом вторичной переработки и эмблемой компании? Если они будут расставлены где подобает, количество ненужных бумаг в офисе быстро сократится, а компания заявит о себе как об участнице общенациональной экологической программы.

Утилизация