Тайм-менеджмент

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Ежедневник или органайзер на год могут быть недостаточны для отметок о всех будущих датах и пролонгациях. Пользуйтесь ежедневником на полтора года или имейте под рукой ежедневник на следующий год.

Сократите собственное производство бумаг

Вы должны избавить других людей от необходимости перерабатывать и хранить чрезмерные объемы бумаг. Обратите внимание на то, какое их количество вы высылаете и передаете своим партнерам и сотрудникам, и подумайте, как ограничить этот поток. Опробуйте следующие приемы:

► пишите ответ в нижней части полученной служебной записки или письма и в таком виде возвращайте отправителю;

► что бы вы ни писали, излагайте свою мысль ясно и разборчивым почерком; в ответ звоните;

► воспользуйтесь электронной почтой;

► ограничьте размер писем и письменных предложений одной страницей;

► распространяйте копии как можно реже;

► уменьшите число обязательных форм отчетности;

► сократите объем инструкций и наставлений.

Сложности эпистолярного жанра

Рекомендация общего характера состоит в кратком и разборчивом изложении своего послания, и тем не менее для многих людей задача составления письма представляет значительную трудность. В муках творчества они теряют массу времени, долго раздумывая над тем, как бы получше выразить свою мысль.

Вряд ли вам хочется проводить большую часть своего рабочего времени, занимаясь письменными ответами на корреспонденции. Чтобы облегчить себе жизнь, поступайте следующим образом:

► раскладывайте письма, на которые предстоит дать ответ, по двум папкам — первостепенной важности и остальные;

► в первую очередь отвечайте на первые, прочие приберегите до времени вынужденного простоя;

► заблаговременно подбирайте всю необходимую для ответа информацию;

► отвечайте, следуя порядку постановки вопросов вашим корреспондентом;

► каждому пункту ответа — отдельный абзац, даже если в нем окажется только одно короткое предложение;

► если формулируете собственное послание, предварительно составьте перечень вопросов, которые намерены осветить;

► пишите простым языком и короткими предложениями;

► если писать уже поздно, звоните.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Имейте в ящике рабочего стола и в портфеле пачку почтовых открыток с маркой. Пользуйтесь ими, когда от вас требуется не более чем краткий личный ответ.

Формы отчетности

Соберите образцы всех форм, которые вы и сотрудники вынуждены заполнять или отправлять в течение месяца. Взгляните на них и задайтесь вопросом, что случится, если какая-то из них перестанет существовать. Часто ответ будет прост: «Ничего не случится». Попытайтесь ликвидировать одну или две формы и посмотрите, каковы будут последствия. Если жизнь в итоге практически никак не изменится, больше их не вводите.

Кто касается форм, необходимость которых доказана практикой, оцените их структуру и терминологию. Можно ли их усовершенствовать, сделать проще для заполнения, понятнее, короче? Если можно, сделайте это.

Слишком много времени тратится на заполнение лишних, бесполезных форм. Большинство людей не заслуживают постоянной проверки их усердия путем заполнения различных форм отчетности. Их непосредственный начальник должен обеспечить необходимый контроль. Отмените максимальное число форм. В большинстве рабочих ситуаций требуется не столько неукоснительная точность, сколько разумная степень соответствия установленным критериям. Советуем действовать согласно принципу Маркса и Спенсера (основателей одноименной сети магазинов): «Не ясно, как быть? Плюнуть и забыть».

Сборники наставлений

Как часто вам и вашему персоналу приходится штудировать объемные руководства и сборники наставлений? Своды внутрифирменных инструкций должны быть максимально краткими и конкретными. Люди скорее усвоят содержание небольшой, изложенной ясным языком брошюры, чем фолианта дюймовой толщины. Если ваша компания велика, а персонал ее многочислен, пусть у каждого подразделения будет свой узко специальный сборник наставлений.

Использование технических средств