10. Исключите шаги, не прибавляющие стоимости
, то есть все то, за что ваши клиенты отказались бы платить, будь у них выбор. Подсчитано, что примерно до 90 % времени, затрачиваемого в ходе большинства процессов, не дает никакой прибавки стоимости. У инженеров по технологическим процессам есть поговорка: «Исключай, а не чередуй», – что означает: избавляйтесь от всего несущественного. Питер Друкер говорит, что менеджеры должны задавать себе вопрос: «Не обрушится ли крыша, если мы вообще перестанем выполнять эту работу?» Если ответ будет: «Нет», – исключите это задание.Когда компания American Airlines, возглавляемая Робертом Крендаллом, перестала класть в свои салаты маслины, ни один пассажир не обратил на это внимания. И, конечно же, ни один не пожаловался. Тем не менее это экономит компании $100 000 в год. Небольшие перемены могут складываться в большую экономию. Применяйте философию "маслин" в своей деловой практике.
11. Рационализируйте все, что возможно.
Ищите лишнее. Впервые получив информацию о чем-либо, используйте технические средства, чтобы полностью овладеть ею.12. Там, где возможно, стандартизируйте процедуры.
Зачем тратить время на то, чтобы заново изобретать колесо?13. Избегайте накопления просроченных заданий
, отнимающих значительную часть времени. Отказывайтесь принимать скопившиеся дела за неизбежный факт деловой жизни. Выделите необходимое для их устранения время и в дальнейшем не допускайте повторения подобного.14. Переключитесь на отчетность в исключительных случаях,
а не настаивайте на том, чтобы ваших менеджеров постоянно информировали о состоянии дел в каждой конкретной области.При такой постановке дел менеджеры будут привлекаться только в тех случаях, когда выполнение задания отклоняется от оговоренного стандарта больше допустимого уровня. Отчетность в исключительных случаях для менеджера по продажам, например, может ограничиваться сообщениями коммерсантов, продавших менее 90 % или более 110 % своей квоты. Отчетность в исключительных случаях позволяет менеджерам проникнуть непосредственно в суть проблемы или открывшейся возможности. Им не приходится больше тратить время на рассмотрение дел, идущих в основном так, как и ожидалось.
Основная трудность с отчетностью в исключительных случаях заключается в определении исходных параметров. В некоторых областях, например планировании производства, торговле или бюджетном финансировании, стандарты всегда твердо установлены. Но этот вопрос становится более проблематичным в таких областях, как жалобы клиентов, возврат товара или колебания цен.
Сложности возникают и в тех случаях, когда большая часть дела идет не так, как планировалось, и отчетность в исключительных случаях из кратких документов превращается в многостраничные доклады.
Анализ Парето.
Эти проблемы можно преодолеть, прибегнув к менее распространенному приему – анализу Парето, названному в честь Вильфредо Парето, об открытиях которого я упоминал ранее (см. главу 3).Опыт говорит о том, что первые 20 % любого отчета содержат более 80 % всей его информации. Поэтому вместо объемистого отчета, для внимательного прочтения которого многие менеджеры могут просто не найти времени, сосредоточьтесь на 20 %, вмещающих самые существенные факты и цифры. Такой отчет никогда не должен превышать трех страниц. В нем в порядке снижения приоритетов перечисляются моменты, отличающиеся от установленной нормы более, чем на ранее определенную величину.
Отчет о закупках, например, может включать все изменения цен, когда они находятся выше или ниже нормы, по крайней мере, на 40 %.
Анализ Парето не только экономит время при подготовке и чтении отчета, но и повышает вероятность того, что будут замечены его детали и ясно осознан смысл.
15. Используйте приемы Десятиминутной организации времени, ранее описанные вэтой книге.
Вы увидите, что один только учет времени значительно скажется как на мотивации, так и на производительности.
Обсудите безо всяких угроз и разбирательств результаты пятидневного учета времени со своим персоналом, командой, служащими офиса или отдела. Внимательно прислушивайтесь к тому, что говорят вам подчиненные. Используйте почерпнутые знания для введения политики, исключающей пустую трату времени. Будьте таким же непреклонным и методичным в эффективном использовании времени, как и в достижении наивысшей прибыли на капитал и затраты труда.
Глава 15
Десятиминутная организация времени
Сначала выслушайте, а потом принимайте решение.