Успеть всё! 15 секретов управления временем

2.Начиная, представляйте конечную цель.

3.Сначала делайте то, что необходимо делать сначала

4.Думайте в духе выиграл/выиграл (win-win).

5.Сначала стремитесь понять, потом быть понятым (сначала старайтесь услышать, а потом уже – быть услышанным).

6.Достигайте синергии (стремитесь к творческому взамодействию с людьми).

7.Затачивайте пилу (самосовершенствуйтесь).

Так вот, пункт 3 как раз описывает матрицу Эйзенхауэра.

Ведь что именно делают высокоэффективные люди сначала? Да, на первом месте у них важное. То есть их порядок приоритетности выглядит так:

1.Сначала важное и срочное

2.Потом важное и несрочное

3.После неважное и срочное

4.В самом конце – неважное и несрочное

Интересно, что в 2018 году маркетологами университетов Флориды и Чикаго проводилось большое исследование, которое показало, что большинство людей в первую очередь делают срочные дела, зачастую откладывая важные "на потом".

При этом чаще всего начинали со срочного те, кто о себе говорил, что они очень занятые люди с большим количеством дел. Но когда их просили подумать о последствиях выбора той или иной задачи, эти же люди начинали менять свои решения и выбирали важные дела. И это как раз второй лайфхак, как можно определить приоритетность дел, когда их много.

Вопрос: Как определить степень важности дела без всяких матриц, графиков и сравнений?

Ответ: смоделируйте результат. Что будет если я это не сделаю? Ответ подскажет вам, насколько важно это дело или задача.

Но вернемся к матрице Эйзенхауэра. Вот вы рассортировали дела по их важности и срочности, что дальше?

Конечно, важное и срочное

надо сделать в первую очередь. Это задачи, имеющие очень большие и важные последствия, у которых есть дедлайны, либо весьма ограниченное время на выполнение. Если такую задачу не сделать первоочередной, её невыполнение ведет к неприятным последствиям. Исследователи в качестве примера приводят ситуацию, когда у человека есть подозрение на раковое заболевание и ему нужно провести медицинское исследование, которое подтвердит или опровергнет это подозрение. Согласитесь, такой вопрос просто нельзя откладывать! Точно также этот принцип применим и к деловым вопросам. Часто сюда же попадают различные форс-мажоры.

Вопрос: Что делать, если большинство проблем именно в этом квадрате?

Ответ: Надо разобраться в источнике проблем. Чаще всего это задачи или события, которыми не поддаются (или плохо поддаются) планированию. Переизбыток таких дел становится источником стресса и хронического цейтнота. Поэтому чем меньше дел в этом квадрате, тем лучше. Составьте план с дедлайнами и постарайтесь его выполнить по максимуму. Если такие дела прибывают и прибывают извне, надо разобраться с источником проблем. Возможно вас перегрузили по работе или вам надо научится делегировать часть своей нагрузки. Такую ситуацию надо решать принципиально.

Важные и несрочные дела надо обязательно запланировать на конкретное время, иначе вы рискуете вытеснить эти дела неважными, но срочными. Обычно это задачи, не связанные с конкретными проблемами, а связанные с человеческими отношениями и с личным ростом. У них очень важные и ценные результаты, но они занимают длительный отрезок времени и не имеют дедлайнов. Например, выучить иностранный язык или повысить свою профессиональную квалификацию. Кстати, исследователи в качестве примера привели время, которое надо качественно проводить с семьей, с родными и любимыми людьми, чтобы проявить заботу и показать свою любовь.

Согласитесь, это ведь невероятно важно! Навестить родителей (хотя бы завезти им продукты), поддержать детей (например, придти к ребенку на утренник или выступление в школе), встретить жену из командировки, чтобы она не тащила чемодан сама через весь город – или просто сходить с ней как-нибудь в театр. У таких дел редко бывают конкретные дедлайны, но почти всегда есть возможность их запланировать. Откладывая их на потом или игнорируя совсем мы просто обкрадываем сами себя и снижаем качество своей жизни.