Закупки на все 100

Когда я планирую закупки зерна, я в первую очередь учитываю два основных фактора: потребность нашей мельницы в пшенице, ячмене, овсе и другом зерне; состояние рынка. Потребность рассчитывается на основании плана производства муки, который утверждается советом директоров, поэтому все, что от меня требуется, – это составить наиболее удобный с технологической и финансовой точки зрения график закупок.

Ну, а основные факторы, определяющие состояние рынка, это урожай зерна в России и в мире, переходящий остаток зерна в стране (т. е. сколько зерна осталось с предыдущего зернового года), цены на горючее, запчасти, удобрения и т. д., железнодорожные тарифы, возможность и прогнозы на импорт зерна, вмешательство государства, ставка рефинансирования, стоимость хранения зерна на элеваторах и т. д.

За годы работы я вывел для себя основные три правила закупок зерна, которые, на мой взгляд, можно применить в любой сфере бизнеса. Вот они: «покупай много, когда дешево», «поддерживай остаток на безопасном уровне», «будь готов к худшему». Обоснования у этих правил самые простые: и экономические, и с точки зрения безопасности. Поясню на своем примере.

Большая часть зерна закупается нами в течение 8 месяцев: 50 % – с сентября по ноябрь – когда цены самые низкие, 40 % с декабря по апрель, ну, и 10 % с мая по август. К сожалению, закупить весь нужный нам объем во время уборки урожая мы не можем, потому что наши складские возможности ограничены 5-месячным запасом.

Лично я считаю оптимальным запасом сырья количество, достаточное для 3 месяцев работы. Почему? Все просто.

Запас первого месяца – оборотный, потому что он постоянно находится в употреблении.

Запас 2-го месяца – гарантийный, то есть это некий безопасный минимум, обеспечивающий бесперебойность работы, ведь мы не можем поставить свою работу в зависимость от поставщиков, которые по каким-то своим причинам могут задержать отгрузку, или от МПС, которое может продержать вагоны с зерном на узловых станциях в ожидании формирования состава.

Бывает и такое, что все вагоны отправляются куда-то на таинственные «стратегические перевозки» и поставщикам приходится возить зерно автотранспортом, что для нашего мелькомбината все равно, что пытаться накормить Гулливера лилипутскими чайными ложечками.

Ну, и запас третьего месяца – это резерв на случай непредвиденных обстоятельств. Из серии «на всякий случай». Что может случиться? Да все что угодно! Начиная с месячника «стратегических поставок» МПС, ремонта подъездного пути, введения местечковых административных запретов на вывоз зерна за пределы области, резкого повышения цен или временного отсутствия у мельницы средств на закупку зерна, заканчивая случайной утратой части хранящегося зерна или необходимостью его обработки, во время которой нежелательна приемка… Запас третьего месяца – это материальное воплощение принципа «будь готов к худшему»…

Тоже интересная точка зрения, хотя в последнее время все более актуальным становится управление складскими запасами.

Управление складскими запасами

„У меня, должно быть, громадный запас ума: чтобы им пораскинуть, иногда нужна целая неделя.“ Марк Твен

Простыми словами суть управления складскими запасами в том, чтобы постоянно держать на складе оптимальное количество сырья или товара – ни грамма, ни штуки больше, чем нужно. И как, скажите, запасливому закупщику искать согласия со своим руководством по условиям политики оптимизации товарных запасов и минимизации сырьевых остатков? Вопрос злободневный.

Очевидно, что "запасливость" на определенном этапе из условного качества со знаком плюс становится для закупщика недостатком. Просто потому, что не все товары сегодня стоит "запасать", и в целом требуется очень дифференцированный подход к разным товарам и продуктам.

Для максимально эффективного управления запасами необходимо, во-первых, наличие электронной системы складского учета или системы управления складом и, соответственно, сотрудников (назовём их традиционно кладовщиками), которые оперативно вносят всю информацию о движении товаров в систему.

Кроме того, в ряде компаний с большим оборотом товаров и материалов существуют утвержденные таблицы минимальных "неснижаемых остатков", которые сильно облегчают планирование. Зная, какое минимальное количество товара/материалов/продуктов должно быть на складе в любой рандомно взятый день, достаточно легко поддерживать нужное количество в обычном рабочем режиме.

Система управления складом