Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время

Во-первых, решите, что делегировать

. Иерархия делегирования точно показывает, какие задачи необходимо делегировать и в каком порядке. Начните с задач в вашей Зоне тяжелой работы, затем с задач в ваших Зонах незаинтересованности и отвлечения соответственно. Если у вас нет времени самостоятельно выполнять все задачи Зоны желаний, ищите способы сократить этот список или, по крайней мере, делегировать часть этих задач другим. Этот шаг может показаться очевидным, но у всего есть отправная точка. Вы никогда не освоите «как», если не начнете с определения «что».

Во-вторых, выберите лучшего человека

. Компас свободы работает не только для вас, но и для вашей команды. Вы не единственный человек, который лучше работает в Зоне желаний; все остальные тоже должны оставаться в этой зоне как можно дольше. Когда вы перекладываете задачу на другого человека, постарайтесь найти кого-то, кто готов со страстью и мастерством ее выполнить. Например, если вы передаете человеку ведение аккаунтов компании в социальных сетях, то не выбирайте кого-то, кто считает социальные сети пустой тратой времени или у кого никогда не было собственного аккаунта в Facebook, Twitter или Instagram. У них просто не будет нужных знаний касательно того, как максимизировать ваш охват в социальных сетях. Соответственно у них не выйдет выполнить эту работу хорошо. Это и есть верный путь к катастрофе с делегированием. Чтобы стать мастером делегирования, вы должны развить терпение и внимательность для подбора подходящих людей на каждую задачу. Как только у вас появятся опыт и навыки, впереди будет ждать невероятный успех.

В-третьих, передайте всю информацию о рабочем процессе

. Как только вы определили кандидата, пришло время показать ему, как выполнять эту задачу. Работа, которую вы проделали в пятой главе, документируя рабочие процессы, окажется сейчас очень полезной. Автоматизация процесса путем создания руководства превращает делегирование в легкий процесс. Просто передайте человеку руководство, покажите ему, как все работает, и пусть система возьмет верх. Тем не менее не волнуйтесь, если у вас нет подготовленного руководства. Некоторые задания нельзя выразить в письменном виде. Другие могут быть вне вашей компетенции, что делает вас плохим кандидатом на роль того, кто определит и распишет все шаги процесса. В таких случаях просто обсудите то, что вам нужно сделать, и результат, который вы хотели бы видеть. В зависимости от выбранного человека и сложности задачи вы можете позволить ему попробовать сделать все самому или самостоятельно создать руководство. В другой ситуации вам может быть необходимо провести выбранного человека через все этапы задачи один или два раза, пока он не научится это делать. В любом случае, прежде чем переходить к следующему шагу, убедитесь, что вы четко сообщили результат, который вам нужен.

В-четвертых, обеспечить необходимые ресурсы

. На этом этапе вы гарантируете, что у человека, который выполняет эту работу, есть все необходимое, чтобы довести ее до конца и добиться успеха. Это может означать предоставление физических ресурсов, таких как ключ, файл или специальные инструменты для работы. Также вы должны передать интеллектуальные ресурсы, такие как информация для входа в систему или часть программного обеспечения, которая ему понадобится. Еще вам может потребоваться предоставить авторизацию, отправив электронное письмо другим членам команды или участвующим отделам, чтобы они знали, что этот человек теперь будет действовать от вашего имени. Все это – досадные мелкие детали, которые сводят на нет многие попытки делегирования. Тщательно продумайте каждый шаг процесса и убедитесь, что вы передаете человеку все необходимое для победы.

В-пятых, укажите уровень делегирования. Прежде чем позволить кому-то взять на себя ответственность за задачу или проект, вы должны сообщить о своих ожиданиях. Это выходит за рамки простого изложения пошаговых тактических инструкций; это включает в себя четкое понимание уровня полномочий, которые вы даете выбранному человеку. Вы хотите, чтобы он проводил только исследования и сообщал о своих выводах? Вы хотите, чтобы он довел проект до конца, не связываясь с вами? Каждый сценарий требует разного уровня делегирования полномочий, и неспособность прояснить, сколько полномочий вы передаете, может создать хаос и негодование с обеих сторон. Несогласованность ожиданий может сбить с толку даже самого опытного делегатора, поэтому эту область мы подробно обсудим через минуту.