1С: Предприятие. Торговля и склад

Документ «Авансовй отчет» вызывается из подпункта «Авансовый отчет» пункта «Подотчетники» главного меню программы «Документы». Оформленные авансовые отчеты хранятся в журнале «Журнал авансовых отчетов». После выбора сотрудника из справочника «Физические лица», в списке отражаются все документы, оформленные с данным сотрудником на указанного сотрудника до даты, указанной в документе, за исключением тех документов, которые уже были занесены в ранее оформленные с сотрудником авансовые отчеты. С помощью кнопки <Удалить> выбрав из выпадающего меню строку «Удалить документ из авансового отчета» пользователь может удалить документ из авансового отчета (документ из табличной формы, на котором установлен курсор), оставив его в информационной базе. При выборе строки «Пометить документ на удаление» документ из табличной формы, на котором установлен курсор, будет помечен на удаление, при этом он останется в табличной части документа «Авансовый отчет», но уже со статусом «помечен на удаление». При изменении физического лица или валюты авансового отчета по кнопке <Заполнить> можно автоматически перезаполнить табличную часть документа. Документы в табличной части показываются для выбранной фирмы. Любой документ можно открыть из списка и отредактировать. В нижней части документа отражается состояние взаиморасчетов с сотрудником на дату документа. С помощью кнопки <Обновить> можно обновить информацию о состоянии взаиморасчетов с выбранным сотрудником. Нажав на кнопку <Долг физ. лица> можно получить полный отчет о взаиморасчетах с сотрудником. При этом будет сформирован отчет «Ведомость по подотчетникам» с фильтром по данному сотруднику на дату документа. Выдача подотчетных сумм сотруднику производится с помощью документа «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Выдача подотчетнику». Возврат подотчетных сумм производится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Возврат от подотчетника». Подотчетные суммы, выданные сотруднику, могут быть израсходованы на приобретение ТМЦ, оплату поставщикам, а также на прочие расходы.

Для каждого вида расхода подотчетных сумм предусмотрен отдельный документ:

– «Строка аванс. отчета (закупка ТМЦ)»,

– «Строка аванс. отчета (оплата поставщику),

– «Строка аванс. отчета (прочее)».

Все эти документы хранятся в журнале «Журнал авансовых отчетов». Из формы документа «Авансовый отчет» можно добавить в список любой из этих документов с помощью соответствующих кнопок (<Приобретение ТМЦ>, <Оплата поставщикам>, <Прочее>). Документы можно также ввести и из журнала «Журнал авансовых отчетов» или из общего журнала документов. В поле «Назначение аванса» пользователь может внести наименование аванса. По кнопке <Печать> можно распечатать авансовый отчет для сотрудника по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.

Документ «Строка аванс. отчета (оплата поставщику)» оформляется в том случае, если выданные сотруднику под отчет денежные средства были израсходованы на оплату товарно-материальных средств, приобретенных у поставщика, наличными средствами (основание – расчеты с юридическими лицами). Данный документ вводится пользователем из главного меню программы «Документы» по пункту «Подотчетники» подпункт «Строка аванс. отчета (оплата поставщику)». В табличной части данного документа заполняется информация о том, сколько денег сотрудник заплатил поставщику по конкретному договору. Информация заполняется с помощью построчного ввода. Нижняя строка («Комментарий») – текстовая и в нее можно добавить любую произвольную информацию. В документе фиксируется две суммы: сумма, которую заплатил сотрудник поставщику, выраженная в валюте документа (фактически в той валюте, которой расплачивался сотрудник с поставщиком) и сумма расчетов, выраженная в валюте взаиморасчетов с поставщиком (валюта, установленная в его договоре). Сумма расчетов пересчитывается по курсу на дату документа, установленному в справочнике валют. После проведения документа эта сумма будет учтена во взаиморасчетах с контрагентом по указанному договору. По умолчанию в документе устанавливается валюта бухгалтерского учета – рубли. Если подотчетное лицо расплачивалось с поставщиком в другой валюте, то ее можно изменить, нажав на кнопку <Валюта>. При проведении документа, данная сумма будет учтена во взаиморасчетах с подотчетным лицом, как расход полученных им подотчетных сумм на оплату поставщиком за поставленные им ТМЦ. Соответственно, данный документ уменьшает задолженность перед поставщиком за счет подотчетных средств.