Банковский план счетов

Проблема, связанная с возможностью хранения кредитными организациями первичных учетных документов исключительно в электронном виде, не может быть решена только путем внесения изменений и дополнений в нормативные акты Банка России без внесения соответствующих изменений в законодательные акты Российской Федерации.

Эта проблема касается не только первичных учетных документов, но и возможности хранения в электронном виде без обязательного распечатывания и хранения на бумажных носителях отдельных ведомостей вновь открытых счетов и закрытых счетов, ведомостей остатков по счетам кредитной организации, ежедневных оборотных ведомостей, отчетности, представляемой в Банк России, а также счетов, по которым были произведены операции.

В настоящее время для решения данного вопроса необходимо внесение изменений и дополнений в следующие законодательные акты Российской Федерации:

A. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с действующей редакцией Закона электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи физического, а не юридического лица. В этой связи электронная форма документов юридических лиц не является достаточной для подтверждения их юридической силы, в том числе при возникновении и разрешении различных конфликтных ситуаций. В действующей редакции Закона отсутствуют также положения, регулирующие использование электронной цифровой подписи при создании архивов электронных документов.

Б. В законодательство об архивах и архивном деле (Основы законодательства РФ от 7 июля 1993 г. № 5341—1 «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах»). В настоящее время не предусмотрено ведение электронных архивов и соответственно отсутствует правовое обеспечение требований к порядку архивного хранения документов в электронном виде (требования к обеспечению их сохранности и подлинности, к порядку их комплектования, учета, использования, уничтожения и т. д.).

B. В Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Изменения должны быть внесены в ст. 17 Закона, так как действующая редакция данной статьи не дает права ведения архива исключительно в электронном виде, а также в связи с тем, что изложенная в нем норма требует от организации обязательного изготовления бумажных копий документов, составленных на машинных носителях.

Данная проблема в настоящее время обсуждается в Банке России.

В случае принятия решения об изменении вышеуказанного требования соответствующий нормативный акт Банка России о внесении изменений в Положение № 205-П будет доведен до территориальных учреждений и кредитных организаций в установленном порядке.

Письмо Отделения 5 Московского ГТ Банка России от 24 августа 2005 г. № 55-0406-15/8974.

* * *

Вопросы . Каков срок хранения первых экземпляров выписок по лицевым счетам юридических лиц как открытым, так и закрытым? Возможно ли их хранение в электронном виде?

Каков срок хранения ежедневных балансов?

Может ли архив размещаться на территории, не принадлежащей кредитной организации? Будет ли это помещение считаться обособленным подразделением? Надо ли его регистрировать как дополнительный офис?

Ответ

. В настоящее время Федеральное архивное агентство готовит переиздание примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения.

До выпуска этого документа банкам, образованным в форме общества с ограниченной ответственностью, необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

– Федеральными законами «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ; «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ; «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ;

– Положением Банка России от 5 декабря 2002 г. № 205-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

Статьей 17 Закона о бухгалтерском учете регламентирована обязатель-ностьхранения первичныхучетныхдокументов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, что не противоречит требованиям Положения Банка России № 205-П.

Срок хранения первых экземпляров выписок по лицевым счетам клиентов не зависит от того, открыты или закрыты эти лицевые счета, и продолжительность его в настоящее время не менее пяти лет. Данная норма распространяется и на сроки хранения ежедневных балансов.