Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Перед отправкой ответа обязательно прочитывайте то, что вы написали. Убеждайтесь, что ответили на все заданные вопросы. Проверяйте заполнение поля «Тема» («Subject»). Удостоверьтесь в правильности расстановки адресатов в полях «Кому» («То») и «Копия» («Сс»). И только после этого нажимайте кнопку «Отправить».

Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте

Признаком хорошего делового тона является информирование обратившегося к вам адресата о том, что в ближайшее время он не сможет получить от вас ответ.

• Пользуйтесь функцией автоответа для того, чтобы сообщить адресату, что вас нет на рабочем месте (Out of Office AutoReply), если эта функция есть в вашем почтовом клиенте.

• Информируйте адресата о том, к кому он может обратиться для решения интересующего его вопроса.

Примеры писем-автоответов:

Добрый день!

Спасибо за Ваше письмо!

К сожалению, в данный момент я не могу Вам ответить, так как нахожусь в командировке с 02.09.11 по 10.09.11.

Если Ваш вопрос очень срочен, мой моб. тел. [phone].

Вы также можете адресовать Ваш вопрос нашему специалисту Елене Педан: e-mail: [e-mail], тел. [phone].

С уважением,

Тамара Воротынцева

Директор по развитию

Бизнес-тренер

Тренинговая компания «Бизнес Партнер»

[phone]

Добрый день!

Спасибо за Ваше письмо!

В период с 26.08.2011 по 12.09.2011 я нахожусь в отпуске.

Если предмет Вашего письма относится к вопросам производственного оборудования, пожалуйста, обратитесь

к Владимиру Петрову – тел. [phone], моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: [e-mail]

или к Александру Комову – тел. [phone], моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: [e-mail].

Если Вам необходима информация по административным вопросам, пожалуйста, обратитесь к Анне Сидоровой – тел. [phone], моб. (ххх)ххх хххх, е-mai L: ASidorova@xxxx. соm.

Если Ваш вопрос не терпит отлагательств и может быть решен только при моем непосредственном участии, мой моб. тел. [phone].

Спасибо.

С уважением,

Иван Иванов

Менеджер инженерной службы…

Искренне надеюсь, что следование этим нехитрым правилам закрепит успех вашего письменного общения с деловыми адресатами!

Вместо заключения

Итак, уважаемый читатель, наш разговор о правилах успешной деловой переписки завершен.

Я абсолютно уверена, что правила, а также методы и приемы, которые мы с вами рассматривали и анализировали на страницах этой книги, способны помочь любому человеку стать профессионалом в искусстве переписки с клиентами, коллегами, деловыми партнерами.

Мне осталось лишь повторить эти правила-советы.

1. Следуйте принципам современной деловой переписки:

• четко формулируйте для себя цель письма и удерживайте ее;

• помните о шести индикаторах делового имиджа;

• формируйте лояльность адресата.

2. Пишите предельно ясно:

• структурируйте письмо (оформляйте «смысловой треугольник»);

• выдерживайте объем письма, обеспечивая комфортность восприятия;

• подавайте информацию в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5);

• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;

• выдерживайте объем и структуру понятного предложения.

3. Используйте инструменты выразительности и убедительности:

• смысловые компоненты убеждающего письма;

• «фишки» убеждающего письма:

• конкретика (цифры, даты, имена, названия);

• внимание к личности адресата («личный план»);

1) обращение к адресату по имени;

2) указание на исключительность адресата;

• стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

• экспертное мнение, экспертный совет автора письма;

• указание на имеющийся позитивный опыт;

• «язык пользы».

4. Применяйте приемы и алгоритмы работы с «трудными» письмами:

• ответ на агрессивное письмо клиента;

• письмо-отказ;