Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.

Работа с полем «Важность» письма («Priority»)

• Используйте маркировку важности «Высокая» («High») при отправке действительно важного сообщения (такого, на которое получателю надо обратить внимание в первую очередь).

• Не злоупотребляйте этой маркировкой. Делайте пометку «высокая» только в отношении действительно важных писем. Их в переписке не может быть много.

• Возьмите за правило отправлять не более 1–2 таких писем в месяц. Иначе ваши получатели со временем перестанут реагировать на вашу «важность».

Работа с вложениями («Attaches»)

При работе с вложениями важно учитывать следующее.

Отправляя вложение, вы должны позаботиться о том, чтобы

оно дошло до вашего адресата. В первую очередь позаботьтесь

об объеме и формате вложения.

• Объем стандартного вложения не должен превышать 2–3 МГб. Обычно письмо такого объема без проблем проходит через любой почтовый сервер. Если файл, который вы отправляете, превышает 3 МГб – заранее уточните у вашего адресата возможность получения сообщения такого объема.

• Обращайте внимание на формат вложения. Если ваше письмо содержит вложенный файл с расширениями EXE, CMD, ВАТ, COM, SCR, РРТ, MDB, DLL, DOC, XLS – есть риск, что адресат его не получит. Часто почтовые серверы или почтовые клиенты блокируют такие вложения. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь функцией архивирования (zip, гаг). В большинстве случаев это поможет.

• Отправляя вложение, обязательно сделайте комментарий к нему. Степень подробности комментария определяет ситуация. Если у вас есть договоренность и получатель ждет письма с вложением, то достаточно указать на вложение в поле «Тема». Однако лучше все-таки помещать комментарий в теле письма.

Не допускайте отправку письма с вложением, но без информации в теле письма.

Посмотрите на варианты писем ниже. Оба получены мною от администраторов гостиницы после того, как по телефону гостиница приняла заказ бронирования на проживание.

Какой из вариантов выглядит более цивилизованным? Уверена, что наши с вами предпочтения совпадут.

Рекомендации при написании писем-ответов

1. Никогда не начинайте письмо-ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Это вносит огромные сложности в работу: приходится искать предыдущее письмо, уточнять его содержание и только после этого вновь читать ответ. Отправляя письмо-ответ, обязательно сохраняйте в поле письма вопрос вашего адресата (историю переписки)!

2. Помещайте свое письмо-ответ над письмом-вопросом, а не под ним.