Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

3. Старайтесь не помещать свои ответы и комментарии в тело письма вашего адресата. Этот способ приемлем исключительно в ситуации, когда ваш ответ является последней и окончательной репликой в диалоге. Отвечая таким образом на вопросы адресата, вы негласно транслируете: «Таковы мои ответы. Дальнейшего обсуждения не предполагается». Действительно, вести диалог в таком формате становится проблематично: ответы участников нагромождаются друг на друга. Кроме того, при пересылке велик риск и часты ситуации нарушения кодировок текста. Это приводит к тому, что становится затруднительно понимать авторство фраз и персональную принадлежность реплик участников диалога. Переписка в таком формате превращается в мучение, затратное по времени и неудобоваримое по форме. Поэтому старайтесь прибегать к такому формату ответов в исключительных случаях (когда вопросов много и они предполагают простые и однозначные ответы, без дальнейшего обсуждения). При такой форме ответа обязательно используйте предварительный комментарий: «Отвечаю на Ваши вопросы в теле Вашего письма». Это хороший деловой тон и признак уважительного отношения к адресату.

4. При ответе на вопрос сделайте своей привычкой обращать внимание на список адресатов. Если в поле «Кому» («То») кроме вас указаны другие получатели, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем» («Reply All»).

5. Если в процессе переписки вы добавляете в список получателей дополнительного адресата, нелишним будет уведомить об этом прежний состав получателей.

Сделать это можно двумя способами. Иллюстрации каждого из способов вы найдете в переписке ниже.

…..Original Message…..

From: Tamara Vorotyntseva

Sent: Tuesday, April 05, 2011 5:34 PM

To: Olga Petrova

Cc: Arkadiy Ivanov

Subject: Тренинг деловой переписки. Даты

Ольга, добрый день!

Спасибо за точную информацию по датам обучения сотрудников Вашей компании.

Итак:

Даты в мае: 17,18. Тренинг деловой переписки продвинутого уровня для отдела по работе с клиентами. Здесь все понятно. Спасибо!

Вопрос по ближайшему тренингу: базовый тренинг деловой переписки (для отдела техподдержки) – 19–20 апреля.

С кем мне следует взаимодействовать по организационным и содержательным вопросам?

С уважением,

Тамара Воротынцева

Бизнес-тренер…

–Original Message–

From: Olga Petrova

Sent: Tuesday, April 05, 2011 5:37 PM

To: Tamara Vorotyntseva

Cc: Arkadiy Ivanov; Anna Sidorova

Subject: RE: Тренинг деловой переписки. Даты Добрый день, Тамара!

За координацию участников и подготовку материалов в отделе техподдержки будет отвечать его руководитель Анна Сидорова. Я добавляю ее в копию получателей этого письма.

С уважением,

Ольга Петрова

Руководитель службы…

From: Arkadiy Ivanov

Sent: Tuesday, April 05, 2011 5:57 PM

To: Olga Petrova; Tamara Vorotyntseva

Cc: Anna Sidorova; Inna Popova

Subject: RE: Тренинг деловой переписки. Даты

+ Inna Popova

Коллеги, добрый день!

Насколько мне стало известно, у этих же сотрудников Анны в эти дни стоит другой тренинг в плане («Телефонные переговоры»).

Могу я попросить тайм-аут до завтра, чтобы окончательно прояснить ситуацию? Возможно, получится поменять эту группу местами с группой по работе с клиентами (запланированой на 17–18 мая)?

С уважением,

Аркадий Иванов

Специалист по обучению…