В канун войны в Италии находилось несколько загранучреждений российского МИДа – посольство и консульство в Риме, генеральное консульство в Генуе, консульства в Неаполе и Флоренции, нештатные (или почетные) консульства в Милане, Венеции, Сан-Ремо и Анконе, консульское агентство в Бриндизи. Общая численность дипломатов, командированных МИД России, не превышала 20 человек. Остальные сотрудники – почетные консулы и технический состав – нанимались на месте.
Всем соотечественникам, пожелавшим как можно быстрее вернуться в Россию, требовалась самая разнообразная помощь, начиная от обычного консульского инструктажа по паспортным делам и кончая материальной помощью в приобретении билетов на пароход. Особо остро нуждались первые партии беженцев, депортированные из Южной Германии, запуганные и голодные. Почти у всех (в том числе и у ранее состоятельных граждан) не было ни гроша, так как итальянские банки прекратили платежи по переводным векселям, чекам и аккредитивам иностранных банков, а также размен наличных иностранных денежных знаков.
Как и другим российским загранучреждениям, консульству в Риме пришлось перестраиваться на новые условия работы, причем делать все в авральном характере. Консульство состояло из четырех сотрудников – двух кадровых и двух, принятых на месте. Этого оказалось явно недостаточно даже для обработки поступавшей корреспонденции – многочисленные запросы по почте и телеграфу со всех концов Италии, а также из Швейцарии, Франции, Германии и Австрии. Тем более что основная часть рабочего времени уходила на прием посетителей. Пришлось перейти на ежедневный непрерывный режим работы – с 9 утра до 9 вечера.
С первых же дней войны Италию охватила экономическая паника. В самом Риме банкам пришлось выставить вооруженную полицейскую охрану для защиты от встревоженных толп вкладчиков, стремившихся во что бы то ни стало немедленно вернуть как мелкие сбережения, так и крупные капиталы. Понятно, что эта картина охраняемых жандармами банков и толпившихся на улице перед их входом тысяч людей производила угнетающее воздействие на русских беженцев, тщетно старавшихся разменять свои ценности на местные лиры.
С учетом того, что вопрос о наличии денег стоял наиболее остро, А.Н. Крупенский этим занялся лично. Несмотря на значительные трудности, ему удалось при поддержке итальянского министра иностранных дел разблокировать и получить в национальном банке
У второй, сравнительно обеспеченной группы лиц при выдаче ссуды отбирались все банковские ценности, стоимость которых большей частью превышала выданную сумму. Эти ценности оставлялись на хранение в консульстве впредь до погашения ссуды. Ссуды выдавались также под обеспечение оставляемых на хранение в консульстве русских, французских и швейцарских бумажных денег.
Все финансовые операции проводились посольством и по его поручению консульствами в Генуе и Венеции под личную ответственность посла. На первых порах наибольшие суммы посол передал в распоряжение нештатного консульства в Милане, что объяснялось его близостью к Швейцарии. Имелось в виду, что в него, как в ближайшее для беженцев консульское учреждение, будет обращаться наибольшее количество русских. Однако низкая компетентность личного состава, неспособность оценить кредитоспособность и реальные потребности обращавшихся беженцев поставили под сомнение целесообразность распоряжения его сотрудниками столь крупным благотворительным фондом. Поэтому миланскому консульству предложили ограничиться выдачей мелких пособий на покупку железнодорожных билетов до Венеции или Генуи, а вся работа по отправке беженцев легла на генеральное консульство в Генуе и нештатное консульство в Венеции.