Электронная почта (e-mail). Легкий старт

На рис. 5.5 видно, что рабочий интерфейс программы состоит из двух вкладок: и . На вкладке в соответствующих полях указывается электронный адрес получателя почтового сообщения, тема почтового сообщения, а также его текст. На вкладке формируется перечень файлов (вложений), которые необходимо отправить. Чтобы добавить в этот перечень новое вложение, нужно выполнить команду главного меню ►

либо нажать кнопку инструментальной панели с изображением скрепки – в результате на экране откроется окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к требуемому файлу. Чтобы удалить из списка вложений ненужный файл следует выделить его курсором и выполнить команду ► либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Для полной очистки списка предназначена команда ►.

После того, как заполнены все поля на вкладке и сформирован перечень вложений на вкладке

, можно отправлять письма адресату. Для этого нужно выполнить команду ► либо нажать крайнюю слева кнопку инструментальной панели (на этой кнопке изображен конверт). Программа автоматически сформирует необходимое количество писем и отправит их по указанному на вкладке адресу. При этом в поле будет демонстрироваться ход отправки корреспонденции.

Основы деловой переписки

Электронные почтовые сообщения, как и обыкновенные письма, могут носить самый разнообразный характер – дружеский, нейтральный, личный, деловой и т. д. И если, например, дружеские либо личные почтовые сообщения могут содержать определенные вольности, шутки и даже ошибки, то деловой стиль предполагает более строгий, выдержанный и взвешенный подход. Это неудивительно – зачастую по тому, как составлено деловое письмо, можно сформировать определенное (хотя и предварительное) мнение об его отправителе. В этой главе мы рассмотрим основные правила, которыми следует руководствоваться при ведении деловой переписки.

Итак, какими же обязательными атрибутами должно обладать грамотно составленное деловое письмо?

♦ Однозначность формулировок и точность изложения. Деловое письмо должно быть предельно ясным и не содержать никакой двусмысленности.

♦ Логичность и лаконичность. Сущность вопроса должна излагаться логично, последовательно и кратко. Деловое письмо не должно содержать никаких «лирических отступлений» и т. п. Также в деловом письме не допускается выражение никаких (даже положительных) эмоций: например, вместо следует написать .

♦ Грамотность. Ошибки в деловом письме категорически неприемлемы. Некоторые современные почтовые программы (например, Outlook Express) позволяют выполнять проверку правописания. В противном случае можно предварительно проверить текст делового письма в редакторе MS Word, исправить имеющиеся ошибки (при наличии таковых) и вставить текст в письмо.

♦ Вежливость и учтивость. Тон делового письма должен быть доброжелательным (но ни в коем случае не фамильярным) либо нейтральным. Использование сленговых, жаргонных и т. п. слов и выражений категорически запрещается.

Деловое письмо обязательно должно включать в себя приветствие, изложение сути вопроса и подпись.

Перед тем, как приступить к созданию делового письма, рекомендуется просмотреть и, при необходимости – максимально дополнить информацию о себе в режиме настройки учетной записи. В этом случае получатель почтового сообщения при добавлении отправителя в адресную книгу будет обладать максимумом необходимой информации о нем.

При ведении деловой переписки следует по возможности избегать различного рода сокращений. Например, из двух вариантов подписи почтового сообщения: и для делового письма нужно однозначно выбрать второй вариант.

Кстати, о подписи. Существуют разные мнения по поводу того, какую информацию следует включать в подпись делового письма. Содержимое подписи может определяться личными соображениями отправителя, корпоративной этикой, общепринятыми правилами и т. д. Наиболее оптимальный вариант – включить в подпись делового почтового сообщения те же данные, которые обычно содержатся в визитной карточке.

Деловое письмо должно быть оформлено в строгом фоне. Не допускается применение фривольных и экзотических шрифтов, а также анимированных элементов. Желательно обойтись без бланков, в крайнем случае – использовать нейтральный, строгий бланк; абсолютно исключены яркие и красочные бланки. Помимо всего прочего, никто не может дать гарантии, что почтовая программа, используемая получателем почтового сообщения, корректно отобразит подобное оформление.

Если деловое письмо содержит прикрепленные файлы, то правилом хорошего тона считается кратко упомянуть в тексте письма об этих вложениях и их содержимом.