Я руководитель отдела

– Логичное распределение обязанностей. Именую логичным, потому что обязанности – не догма. Наилучшее распределение – это когда учитываются личные особенности каждого работника, причем желательно в данный конкретный период времени. В моем понимании, с заменой хотя бы одного члена коллектива или с изменением технологии процесса, обязанности между работниками могут быть пересмотрены. Да что говорить про появление нового! Было, что работник приходил и честно говорил, что по каким-то причинам не может сосредоточиться. Приходилось учитывать его состояние и предлагать ему заняться умственно ненапряжной работой.

– Постоянное отслеживание процессов и своевременное их изменение. В нашем мире единственно, что постоянно, так это изменения. Меняется и законодательство, и автоматизация, и процессы / структура / запросы Компании. Соответственно, необходимо приводить свои внутренние процедуры в соответствие с меняющимися реалиями и требованиями.

– Формирование климата в подразделении. Под этим я подразумеваю, что необходимо внимательно наблюдать за подчиненными, в текущем режиме разбираться с их недовольством, ссорами, претензиями. Это вовсе не значит, что сразу увольнять или, наоборот, во всем потакать работникам. Надо именно разбираться, искать причину. Если причина в нерасторопности / неаккуратности / скандальном характере работника, то лучше действительно с ним расстаться. Если причина в нелогичном процессе, создающем точки напряженности между работниками, значит, надо менять процесс. Если дело в неправильном распределении функционала, значит поменять полностью или частично функции у работников.

– Обеспечение условий работы. Конечно, работники должны самостоятельно решать многие вопросы – заказ канцтоваров, подключение к программам, замена устаревшего / сломанного компьютера, нужные ответы в Консультанте и пр. Но часто бывает, что внутри Компании какие-то процедуры плохо налажены. И тогда требуется вмешательство руководителя. Имея некий административный ресурс, руководитель всегда быстрее сможет решить проблемные вопросы и восстановить работоспособность отдела.

Например, к нам иногда приходили люди по совершенно пустяшным с юридической точки зрения вопросам, но в силу своих личных качеств настолько усложняли их решение, что приходилось вмешиваться мне. Я всегда предупреждала девочек, что если они чувствуют, что работник отнимает у них слишком много времени или выводит их из состояния равновесия, то им следует перенаправлять такого деятеля на меня. В силу возраста / должности / характера я ко взаимному удовлетворению гораздо быстрее объясняла / ставила на место такого поглотителя времени, давая возможность девочкам дальше спокойно работать. Кстати, позже я стала замечать, что иногда они вполне успешно применяли мои приемы вежливого общения.

Также я брала на себя обдумывание сложных вопросов, когда они возникали впервые. Я разрабатывала алгоритм / формат, которого потом все придерживались.

Это же касалось взаимодействия со смежными подразделениями. Мы сначала внутри договаривались, как нам удобнее взаимодействовать со смежниками, потом девочки транслировали коллегам-смежникам. Если наше предложение не встречало одобрения, тогда в дело вступала я, не позволяя подчиненным тратить свое время, а также портить отношения с бухгалтерией, канцелярией, рекрутерами, безопасностью и т.д.

– Контроль за ошибками. Как я уже писала выше, это ни в коем случае не должно быть показным. Необходимы маркеры, которые не мешают людям работать. В каждом виде деятельности они свои. Например, я, увидев одну и туже ошибку хотя бы три раза, сразу ставила себе в работу ежемесячное формирование из программы отчета, в котором этот косяк становился бы явным.

Например, ошибка при внесении в программу зарплаты. Поскольку у нас были электронные согласования, то я снимала отчет из программы по согласованиям и отчет из кадровой программы. Далее простым сравнением в Excel убеждалась, что все оклады в обоих отчетах совпадают. Точно также с должностью и подразделением. Естественно, самый лучший вариант – это загружать данные из одной программы в другую. Но это тема автоматизации, а не контроля.

Для вылавливания обычной забывчивости при внесении данных в программу я снимала отчет со всеми значимыми полями и обращала внимание на пустые клетки.

Перечислять отчеты нет смысла, т.к. все работают в разных программах, в разной степени доработанных под нужды Компаний.

– Защита своих работников. Даже если дама ввергала меня в какую-нибудь пренеприятнейшую ситуацию, то, как бы мне не хотелось отойти в сторону и с ужасом сказать: «Это не я, это все вот та идиотка», естественно, я этого не делала. Отвечать, а иногда и исправлять чужие ошибки, приходилось мне.