Я руководитель отдела

Мне, например, для корректной рассылки из программы нужен был отчет по подразделениям, в который помимо всего прочего выходили сотрудники, имеющие пометку, что они являются руководителями подразделений, с указанием статуса (работает / в отпуске по уходу / уволен) и дат назначения и ухода с должности. Также в отчет выходили возможные руководители, т.е. работники, занимающие руководящие должности, но не имеющие пометки руководителя. Достаточно замудренный отчет. Поскольку не редко в отделах оказывалось по два начальника – один в декретном отпуске, другой работающий, то программе надо было показать, кому направлять рассылку. А некоторые начальники предпочитали переключать рассылку на своих заместителей. Тогда пометку о руководстве ставили им.

Или отчет по ставкам, в котором указывались «основные владельцы ставок», т.е. основные работники, плюс «совладельцы ставок первого уровня», т.е. временные работники, принятые на период отсутствия основных, плюс «совладельцы ставок второго / третьего уровней», т.е. временные работники, принятые на период отсутствия владельцев ставок и совладельцев первого / второго уровня. Что делать, женщины с завидной регулярностью ходят в отпуска по уходу за ребенком, а нам приходится их учитывать. Кстати, данный отчет в том числе выдавал уведомления при проведении увольнения работника, на чьей ставке находились совладельцы. И мы вовремя переводили работников с их временной ставки на основную.

– Разработка новых возможностей и интеграция программ. Это наиболее сложные и наиболее интересные доработки не только для программистов, но и для кадровиков. Они самым тесным образом связаны с изменением кадровых процедур и требуют глубокой методологической проработки, обучения всех или многих уровней работников, перестройки работы с кадрами на уровне всей Компании.

Например, мы сделали глобальный учет рабочего времени. Ответственные работники подразделений в «удаленных входах в программу» отмечали отсутствие своих работников без конкретизации причин. Программа сравнивала их табель с табелем, получавшемся по вводимым Отделом кадров документам. Разница выводилась в специальный отчет, который могли анализировать как кадровики, так и ответственные в подразделениях. Далее данные от подразделений импортировались в табель Отдела кадров.

Естественно, на начальном этапе разработки подобного учета Отделом кадров было подробнейшим образом прописано, в каком случае, чьи данные в приоритете.

Можно добавить, что кадровики иногда активно участвовали в процессе учета рабочего времени, выясняли с ответственными в подразделениях каждое расхождение в табелях. А иногда практически полностью исключались, сдавая в бухгалтерию табели, основанные на документах кадровиков и данных ответственных из подразделений. Конечно, ошибок было гораздо больше, но это зависело от позиции руководства.

Также мы автоматизировали учет отпусков. Работники в электронном виде заполняли заявления на отпуска вне Графика. Эти заявления импортировались в Систему электронного документооборота, где проходили процедуру согласования. Затем согласованные заявления переливались в График отпусков в кадровой программе. Разумеется, нами были прописаны алгоритмы наложения дат новых отпусков на уже имеющиеся. Для ознакомления из кадровой программы работникам заблаговременно рассылались уведомления об отпусках. Работники их самостоятельно распечатывали, подписывали и приносили в Отдел кадров. Итоговый приказ издавался только на основании подписанных работниками уведомлений.

Для полноты картины можно добавить, что сами графики собирали в «удаленном входе в программу» ответственные в подразделениях на основании специальных форм, присылаемых работниками. Далее кадровая программа анализировала количество дней, наличие четырнадцати непрерывных дней, статус работников (исключались уволенные или в отпуске по уходу). Опять-таки данный аналитический отчет могли видеть и кадровики, и ответственные в подразделениях. Затем данные подразделений импортировались в основной График отпусков. Как видите, участие кадровиков минимальное.

Оптимизация процессов

Прошу не путать оптимизацию процессов с оптимизацией персонала, как часто называют сокращение штата.

Что я понимаю под оптимизацией процессов.

– Автоматизация. Оптимизация плавно вытекает из автоматизации. Как только мы автоматизируем какой-то функционал, нам тут же приходится немного изменять процедуры работы. Какие-то функции изменяются, какие-то исчезают вообще, иногда меняется порядок выполнения функций.

Соответственно, после каждой крупной доработки мы всегда пересматривали функции каждого участка и, при необходимости, вносили некоторые изменения.