Я руководитель отдела

Когда завершается очередная доработка, влияющая на деятельность работников всей Компании, как в приведенных примерах с учетом рабочего времени или предоставлением отпусков, естественно, Отделом кадров сразу же подготавливаются локальные нормативные акты, утверждающие приказы и методические схемы, наглядно разъясняющие работникам, как пользоваться.

Но когда завершается доработка, влияющая только на деятельность Отдела кадров, а таких большинство, то до методических материалов руки зачастую не доходят. Работник, на чьем участке произошло изменение, обкатывает его, а потом передает свой опыт следующему – устное народное творчество. И передавая дела на третий месяц, специалист уже не воспринимает его как нечто, о чем необходимо рассказать коллеге.

Первой проблемой, связанной с четырехмесячным циклом смены участков, оказались болезни и отпуска. Пропустив пару недель на работе, девочки лишь слегка задевали нововведения на своем участке, а потом, вернувшись на него через три месяца забывали про новинки и продолжали работать по-старому. И хорошо, если мы сразу это замечали, пару раз приходилось основательно браться за переделку и исправление. Одна девочка с завидной регулярностью пропускала один и тот же участок – то болела, то в отпуск уходила. Её ошибки вылезли чуть ли не через год после ввода нового порядка работы.

Второй большой проблемой была адаптация новых работников. Последние годы кадровая программа была настолько переработана, что принимаемые специалисты, работавшие в стандартной программе по несколько лет, совершенно не ориентировались в нашей. Им приходилось заново изучать программу.

Ну а третья проблема – рядовая забывчивость и невнимательность. Иногда девочки забывали и переходили на другой алгоритм работы. Рано или поздно это обнаруживалось и начинались выяснялки, кто прав. А посмотреть исходные договоренности было негде.

В итоге, мы пришли к пониманию, что все-таки надо записывать не только доработки к программе, но все изменения в наших процедурах.

Итак, какие образовательные штучки мы использовали помимо устных разъяснений.

– Разъяснительное письмо в электронной почте – это самое оперативное действие. Обычно я писала его сама. Мы все сделали себе в почте папки «Правила работы» для складирования разъяснительных писем. Там были и вопросы как снять новый отчет, как по-новому распределяются обязанности между участками, новое в законодательстве и как мы это оформляем, схемы для работы в программе и много другое, что я считала необходимым зафиксировать.

– Файл с Правилами работы. В файле велась информация по участкам с указанием функционала, как он реализуется в программе, как он реализуется в документах, описание процедур, которые он сопровождает. Самая главная проблема такого файла – он постоянно изменялся. Периодически на основании писем, а иногда по памяти, в него вносили корректировки. Их обязательно выделяли красным и проставляли дату. Через некоторое время старые корректировки делали обычным черным цветом, т.к. вносились новые красные изменения. Понятно, что что-то забывали вносить, забывали менять цвет. И тем не менее, файл здорово помогал при спорах и при подготовке новых работников.

– Методические материалы и схемы. К сожалению, для себя мы таких наглядных пособий не делали. Но для «кадровиков» в филиалах и ответственных в подразделениях делать были вынуждены. Все-таки сорок филиалов и более восьмидесяти ответственных по подразделениям – это целая армия, причем постоянно меняющаяся. Невозможно каждому объяснять на пальцах, за что конкретно они несут ответственность, как происходит взаимодействие с Отделом кадров, как работать в программе.

– Глобальный файл по доработкам программы. Этот файл я начала вести с какого-то момента, когда поняла, что наша кадровая программа все больше и больше отходит от стандартной, и в случае ухода я просто не смогу на пальцах передать новому начальнику все доработанные в ней функции. Этот файл я дополняла один раз в год, в два года. Он достаточно сильно пригодился, когда мы планировали перейти на новую программу. При подготовке технического задания я во многом опиралась на свой файл. Также он пригодился, когда дочерней компании поставили копию нашей программы. Там бедные девочки, ранее работавшие в стандартной, поначалу просто сошли с ума. Мы сами приезжали к ним для обучения и налаживания программы, чтобы она могла корректно работать.

Вообще, о текущем обучении необходимо сказать отдельно. И «кадровикам» в регионах, и новичкам в Отделе кадров мы сначала давали читать подходящие для них методические материалы / письма. А далее уже отвечали на их конкретные вопросы. По вопросам сразу было видно, читали они или нет. Если нет, то первые два-три раза тыкали носом в ответы, имеющиеся в выданных им материалах, и настоятельно просили почитать-таки их. Если не помогало, то просили заменить работника в регионе.