Наибольшую сложность вызывал сбор доказательств потомками древнего дворянства, которое в целом соответствовало родам, внесенным в шестую часть дворянской родословной книги, т. е. получившим дворянство за 150 лет до Жалованной грамоты дворянству 1785 года. В «Проекте предложения о Гербовнике» говорится, что «несумнительные доказательства древнего дворянства тех фамилий, кои помещены быть долженствуют в первую книгу, суть: указы на дачу земель и деревень; верстание по дворянской службе поместным окладом; указы или грамоты на пожалование из поместья в вотчины; указы или грамоты на жалованные деревни, хотя бы оные и выбыли из рода; купчие, закладные, рядные и духовные о дворянском имении; патенты и дипломы на дворянские чины данные предкам и другие древние документы оным подобные».[91]
Составление Общего гербовника потребовало резкой активизации работы Герольдии, на которую хлынула целая лавина материалов по доказательству дворянского происхождения. На 1797 год Герольдия состояла всего из трех человек — герольдмейстера и двух чиновников. Работа проводилась в двух экспедициях. Первая рассматривала дела о дворянском достоинстве — составление родословных, изготовление дипломов, грамот, гербов, рассмотрение доказательств дворянского достоинства. Во второй экспедиции рассматривались дела, касающиеся чиновников статской службы — определение их по местам, производство в чины, отставка их от службы, выдача патентов на чины и т. д.[92]
После издания Учреждения о губерниях 1775 года экспедиция, занимавшаяся делами о дворянстве, пришла в полный упадок, поскольку в связи с большим увеличением штатов чиновников по губерниям и в столицах все силы Герольдии уходили на вопросы чинопроизводства.
В 1798 году дирактором Герольдии был назначен сенатор Осип Козодавлев, отлично зарекомендовавший себя организацией работы по составлению Общего гербовника дворянских родов. Ему пришлось столкнуться с тяжелым наследством, оставленным его предшественниками. В «Записке о решенных и нерешенных делах в Герольдии по дворянской части», составленной Козодавлевым, приводятся следующие данные: не решены 2498 дел по дворянской части, находятся в производстве 108 прошений о выдаче дипломов и жалованных грамот за разные годы и 119 формуляров грамот на пожалование деревень, дела же не сдавались в архив в течение 18 лет.[93]
Уже в 1800 году стараниями О. Козодавлева штат Герольдии был увеличен до 50 человек. Вся деятельность экспедиций была четко определена, для составления Гербовника была учреждена должность ваппенрихтера. Все эти мероприятия помогли улучшить работу Герольдии. За достаточно небольшой срок были разобраны и решены старые дела, а подготовка частей Гербовника шла так оперативно, что впоследствии ни Департаменту Герольдии, ни Гербовому отделению не удалось добиться таких значительных результатов в столь короткое время.
Всего за непродолжительное правление императора Павла I было утверждено пять частей Общего гербовника дворянских родов Всероссийской империи: первая часть — 1 января 1798 г., вторая — 30 июня 1798 г., третья — 19 января 1799 г., четвертая — 7 декабря 1799 г., пятая — 22 октября 1800 г. Всего было утверждено 750 гербов. Это пятая часть от всех гербов, вошедших в Общий гербовник, состоящий из двадцати частей, последняя из которых была утверждена императором Николаем II в феврале 1917 года. Трудно сказать, что привело к такой активности дворян, желающих поместить свои гербы в Гербовник, то ли общий настрой, господствовавший в то время в дворянском обществе, то ли боязнь гнева императора, для которого Гербовник оставался любимым детищем.
Надо отметить, что идеи Павла, приведшие к учреждению Общего гербовника дворянских родов, в определенной степени все-таки осуществились. Сбор доказательств дворянского происхождения заставил дворян обратиться к истории своих родов и помог почувствовать себя причастными к славным деяниям предков на пользу Отечества, что, безусловно, формировало у дворянства осознание себя сословием, ответственным за судьбу своей страны.
Учреждение в России Великого российского приорства Мальтийского ордена дало импульс к составлению Общего гербовника дворянских родов Всероссийской империи, благодаря работе над которым была кардинально перестроена деятельность Герольдии; дела о дворянстве с этой поры становятся здесь преобладающими. Указами Павла I, определяющими правила составления Гербовника, было положено столь прочное основание в дворянской родовой геральдике, что именно эта область российской дореволюционной геральдики до сих пор имеет наиболее четкую и продуманную систему.
Внимание императора Павла I привлекали все аспекты геральдической системы, не осталась в стороне и территориальная геральдика.