Компьютер для бухгалтера

При оформлении документа можно считывать информацию с помощью сканера, удобно использовать ККМ (контрольно-кассовые машины).

Документ имеет шапку и табличную часть. Заполнение документа проводится по общим правилам. Для подбора товара используйте кнопку Подбор.

После оформления документ фиксируется в общем журнале документов.

Задание 1

1. Введите товар Сыр голландский в справочник Номенклатура. Единицы измерения – кг, цена за единицу – 70 р. Для этого выберите команду Справочники → Номенклатура, а затем щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов.

2. Оприходуйте товар в количестве 20 кг, открыв соответствующий документ командой Документы → Поставщики → Поступление ТМЦ (купля-продажа).

3. Отпустите товар покупателю, открыв соответствующий документ командой Покупатели → Реализация (купля-продажа). Покупатель – частное лицо, количество товара – 10 кг.

Складские документы

К складским документам относятся Перемещение, Списание, Инвентаризация. Оформленные первичные документы заносятся в журнал.

Документ Перемещение

Для передачи материальных ценностей с одного склада на другой используется документ Перемещение. Покажем, как оформить документ:

1. Откройте документ командой Документы → Склады → Перемещение.

2. Выберите склад, с которого перемещается товар.

3. Укажите склад, на который перемещается товар.

4. Выберите товар, щелкнув на кнопке Подбор, или выполните двойной щелчок в графе Наименование. В открывшемся справочнике сделайте выбор товара двойным щелчком.

5. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Инвентаризация

Документ Инвентаризация служит для оформления сверочной ведомости инвентаризационной описи документа и документа сверки наличия товара на складе:

1. Выберите команду Документы → Склады → Инвентаризация (по складу).

2. Укажите склад. На вкладке Табличная часть нажмите кнопку Заполнить (рис. 19.8). В графе Кол.(факт) введите фактически имеющиеся на складе товары. Если учетное количество не совпадает с фактическим, в графе Откл. появится величина отклонения. Сохраните документ.

Рис. 19.8. Документ Инвентаризация (по складу)

Списание ТМЦ

Документ Списание ТМЦ предназначен для учета списания товаров компании (рис. 19.9). Документ открывается командой Документы → Склады → Списание ТМЦ.

Введите дату и номер списания, склад, с которого производится списание.

Документ удобно оформлять на основании проведенной инвентаризации. Щелкните на кнопке Основание, выберите акт инвентаризации.

Рис. 19.9. Списание ТМЦ

Оформление банковских и кассовых документов

Оплата поставщику

Для оплаты поставщику за товары оформляется платежное поручение. Документ удобно оформить на основании документа о поставке товаров.

Выберите в общем журнале документ Поступление ТМЦ. Щелкните на кнопке Ввести на основании. Выберите платежное поручение. Платежное поручение автоматически заполняется данными из документа Поступление ТМЦ. Сохраните платежное поручение.

Банковская выписка

После получения банковской выписки оформляется ее эквивалент, который называется Строка выписки банка. Строку выписки банка также можно оформить на основании документа Платежное поручение. Это самый быстрый, исключающий ошибки способ оформления документа.

Оформление поступления денег от покупателя

В случае поступления денежных средств на расчетный счет предприятия и получения банковской выписки оформляется ее аналог в программе – строка выписки банка. Документ удобно оформить на основании документа о реализации продукции. Выберите в общем журнале документ Реализация ТМЦ и щелкните на кнопке Ввести на основании. Открывается список документов. Выберите строку выписки банка. Документ оформляется автоматически данными из документа о реализации.

Оплата на наличный расчет

Оплата за наличный расчет принимается с оформлением приходного кассового ордера. Документ также удобно оформить на основании документа Реализация ТМЦ.

Задание 2

Оформите оплату поставщику на поставленный сыр (см. задание 1). Оплата производится по безналичному расчету:

1. Выберите документ Поступление ТМЦ.

2. Щелкните на кнопке Ввести на основании и оформите платежное поручение.

3. На основании платежного поручения оформите строку выписки банка.

Оформление отчетов

Отчеты можно сформировать в любой момент. Все отчеты собраны в строке меню Отчеты. Перед тем как перейти непосредственно к оформлению отчета, познакомимся с понятием точки актуальности итогов.

Точка актуальности итогов

Точка актуальности итогов (ТА) является важным параметром при формировании отчетов. Это дата, до которой (включительно) можно получать отчеты в программе. Обычно точкой актуальности является текущая дата, но ею может быть и последнее число текущего месяца или квартала.

Если точка актуальности не совпадает с той датой, на которую вы хотите сформировать отчет, то при формировании отчета на экран выдается сообщение: «Нельзя установить дату отчета больше точки актуальности итогов» и отчет не формируется.

Таким образом, ТА – это та условная дата, до которой можно формировать итоговую информацию. Понятие точки актуальности является ключевым для программы. Ее введение связано с особенностями ведения баз данных. Обычному пользователю необходимо лишь усвоить, как устанавливать точку актуальности.

Управление оперативными итогами

Процесс установки точки актуальности носит название управление оперативными итогами. Точка актуальности указывается в строке состояния в поле ТА. Перед тем как вы будете формировать отчеты, взгляните в строку состояния программы. Если там установлена дата, которая вас не устраивает, переходите к установке ТА:

1. Выберите команду Операции → Управление оперативными итогами. Откроется окно Управление оперативными итогами.

2. В поле Дата актуальности итогов установите необходимую дату, щелкните на кнопке Установить. Рекомендуется устанавливать ТА на квартал. Например, если вы работаете во втором квартале, установите ТА по 30 июня.

3. В большинстве случаев после выбора конкретной ТА открывается окно, в котором надо указать, какие документы предполагается пересчитать. Приводятся как непроведенные, так и проведенные документы. Установите флажки напротив тех видов документов, которые необходимо пересчитать. Чтобы отметить все документы, щелкните на кнопке Выбрать все.

4. Выбор ТА завершается щелчком на кнопке Выполнить. Через несколько секунд появляется сообщение: «Изменение точки актуальности завершено».

5. Закройте окно щелчком на кнопке Выход.