Компьютер для бухгалтера

Счета могут быть активными, пассивными или активно-пассивными, Этот признак в системе используется для выявления ошибок. Так, например, активный счет должен иметь дебетовый остаток, пассивный – кредитовый. Для получения развернутого сальдо по активно-пассивным счетам следует организовать аналитический учет. Открыть план счетов программы можно из меню Предприятие.

Открыть план счетов в программе можно командой Предприятие → Планы счетов → План счетов бухгалтерского учета.

Для организации налогового учета в план счетов программы введены налоговые счета. Открыть эти счета можно командой Предприятие → Планы счетов → План счетов налогового учета (по налогу на прибыль).

Работа в программе начинается с заполнения справочников.

Заполнение справочников

Справочники необходимы для хранения информации, регулярно используемой при заполнении документов. Поскольку бухгалтеру часто приходится вводить одни и те же сведения (номера банковских счетов, сведения о контрагентах и сотрудниках организации), все эти и подобные им постоянно использующиеся сведения вынесены в самостоятельный логический раздел – справочники.

Справочник Валюты

Откройте справочник Валюты командой Зарплата → Валюты или Операции → Справочники (рис. 22.1). Назначение справочника Валюты – хранение сведений о валютах, которые используются в программе, и ведение истории курса валют.

В верхней части окна справочника имеется панель инструментов. На ней находятся кнопки для работы с окном. Это кнопки Добавить, Добавить копированием, Изменить, Пометить на удаление и т. д.

Рис. 22.1. Справочник Валюты

Щелчок на кнопке Действия открывает меню, содержащее команды Добавить, Скопировать, Изменить и т. д. (рис. 22.2). Они дублируют команды кнопок панели инструментов. Каждой команде соответствует свое сочетание клавиш на клавиатуре («горячие» клавиши). Использование «горячих» клавиш существенно ускоряет работу с программой.

Рис. 22.2. Меню Действия

Добавьте новое значение курса валюты в справочник Валюты. Для этого выберите валюту, курс которой собираетесь редактировать, щелкните на кнопке Добавить и в открывшемся окне введите новое значение курса (рис. 22.3). Нажмите ОК.

Рис. 22.3. Добавление значения курса доллара в справочник Валюты

Обычно ввод данных не вызывает сложностей. Сложно только решить, с какого справочника начать. Обычно в первую очередь заполняются одноуровневые справочники: Валюты, Должности, Подразделения, Склады (места хранения). Данные из них используются при оформлении других справочников. Кроме того, курсы валют и ставки налогов меняются с течением времени, то есть являются периодическими. Значения хранятся на определенную дату. Если значение такого параметра на дату выполнения операции не указано, то используется его предыдущее значение, что может привести к ошибкам в расчетах. Информацию в справочниках можно дополнить в любой момент.

Справочник Должности

Справочник Должности хранит наименования должностей, которые есть в штатном расписании вашего предприятия, и сведения о сотрудниках. Новая запись добавляется с помощью кнопки Добавить. Заполните справочник списком должностей вашего предприятия.

Справочник Подразделения

Назначение справочника Подразделения – хранить сведения о подразделениях организации. Информация из справочника используется при оформлении кадровых приказов и ведения аналитического учета на счетах Общехозяйственные расходы и Общепроизводственные расходы.

Если подразделений много, есть возможность создать группы, например Дирекция, Бухгалтерия и т. п., и в эти группы внести названия подразделений: Расчетный отдел, Отдел по работе с поставщиками и т. д. Более подробно мы поговорим о группах при заполнении справочника Банки.

Справочник Банки

Справочник Банки предназначен для оформления сведений о банках, с которыми сотрудничает предприятие, и о банках поставщиков и покупателей. Это может быть очень большой массив данных, поэтому желательно распределить банки по группам. Например, можно создать группы Банки Москвы, Банки Санкт-Петербурга, или Банки покупателей, Банки поставщиков. Покажем, как создаются группы.

Для создания группы щелкните на кнопке Новая группа на панели инструментов справочника. Откроется окно. Введите название группы. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК. Группы обозначаются папками желтого цвета.

Далее с помощью кнопки Добавить можно ввести наименование банка, корреспондентский счет (Корр. счет), БИК (банковский идентификационный номер), город, в котором находится банк, адрес, телефоны. В поле Группа выберите группу, в которую нужно поместить запись (рис. 22.4).

Рис. 22.4. Ввод сведений о банке