Компьютер для бухгалтера

Для поиска в базе данных можно использовать расширенный фильтр (команда Данные → Фильтр → Расширенный фильтр). Задание 2

Покажем на примере, как использовать режим расширенного фильтра:

1. В ячейку с адресом D1 введите фразу Количество проданных товаров, а в ячейку Е1 – значение Дата. Заполните полученную базу данных сведениями о проданных товарах и дате продажи.

2. Выделите диапазон ячеек А1:Е1.

3. Скопируйте выделенный диапазон в ячейки А9:Е9, чтобы оформить шапку таблицы.

4. Определите критерии поиска, например: количество проданных товаров – больше 10, даты продаж – после 10.12.01.

5. Выделите диапазон ячеек А9:Е10.

6. Выполните команду Вставка → Имя → Присвоить. Откроется окно Присвоить имя.

7. Введите критерий и щелкните на кнопке ОК.

8. Выберите команду Данные → Фильтр → Расширенный фильтр и убедитесь, что в поле Исходный диапазон указан диапазон базы данных, а в поле Диапазон условий – диапазон условий с установленными вами критериями.

9. В поле Обработка установите флажок Скопировать в другое место.

10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Результат поиска приведен на рис. 10.10.

Рис. 10.10. Поиск с помощью расширенного фильтра

На рисунке критерии поиска находятся в ячейках E9:F10, а результат поиска – в ячейках А12:Е13.

Сводные таблицы

Термин сводные таблицы понятен бухгалтеру. Очень часто ему приходится анализировать и обобщать результаты по определенным критериям и объединять полученные отчеты в сводные таблицы. Для такого анализа в программе Excel используют сводные таблицы.

Создать сводную таблицу несложно. Использовав команду меню Данные → Сводная таблица, можно с помощью мастера построения сводных таблиц быстро получить результат. Рассмотрим подробнее, как это сделать:

1. Сначала необходимо выделить те данные, которые будут анализироваться. Это может быть таблица, приведенная на рис. 10.10. Затем выбирается команда Данные → Сводная таблица, открывается окно, показанное на рис. 10.11.

Рис. 10.11. Первый шаг мастера построения сводных таблиц

2. После щелчка на кнопке Далее на втором шаге мастер предложит уточнить диапазон ячеек для включения в сводную таблицу. Снова щелкните на кнопке Далее и в открывшемся окне щелкните на кнопке Макет.

3. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите названия полей в правой части окна в соответствующие поля на макете будущей таблицы. Поле Наименование мы переместили в поле Строка, а в поле Данные поместили поле Кол-ство (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Создание макета будущей таблицы

4. Щелкните на кнопке ОК и затем на кнопке Готово. Будет сформирована таблица, из которой понятно, сколько всего изделий продано (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Окно с готовой сводной таблицей