Компьютер для бухгалтера

Заполните документ, затем выберите команду Файл → Печать. Перед этим можно выбрать команду Файл → Предварительный просмотр, которая позволяет посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, и при необходимости внести изменения. Режим предварительного просмотра позволит сэкономить бумагу и время.

Прежде чем печатать большую таблицу, можно разбить ее на страницы. Для этого следует выбрать команду Сервис → Параметры, в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Вид и произвести настройку вида страницы. Если установить флажок в поле Авторазбиение на страницы, Excel отметит границы страниц пунктирной линией. Если убрать сетку, то разбиение становится хорошо видно. При необходимости можно поставить и фиксированный конец страницы (команда меню Вставка → Конец страницы).

При необходимости можно установить не только горизонтальные, но и вертикальные отметки границы страниц. Это особенно важно, если таблица широкая: напечатав таблицу по частям, потом можно ее склеить. Маркеры в виде пунктирных линий появятся выше и левее активной ячейки. Они выделяются ярче, чем маркеры автоматического разбиения.

Чтобы убрать лишний маркер, нужно установить курсор ниже или правее него и выбрать команду Вставка → Убрать конец страницы.

Параметры страницы устанавливаются с помощью команды Файл → Параметры страницы. В открывшемся окне можно установить поля, расположение таблицы на листе, масштаб, расположение колонтитулов (вкладка Колонтитулы), а также настроить и ввести верхний и нижний колонтитулы и выбрать их шрифт. Вкладка Лист позволяет указать, печатать или нет линии сетки и заголовки строк и столбцов. В этом окне можно задать также область печати.

Подготовка принтера

Установка принтера осуществляется средствами операционной системы. Перед печатью убедитесь, что установлен именно тот принтер, который указан в окне Печать. Для установки другого принтера выберите в главном меню Windows команду Пуск → Настройка → Принтеры и дважды щелкните на значке Установка принтера. Начнет работу мастер установки принтера. Следуйте указаниям мастера. В большинстве случаев достаточно щелкать на кнопке Далее, а в конце – на кнопке Готово.

Выбор печатаемого диапазона

Если заполнен весь лист документа, а на печать необходимо вывести только часть листа, проделайте следующее:

1. Выделите диапазон листа, который необходимо напечатать.

2. Выберите команду Файл → Печать. В появившемся диалоговом окне в разделе Вывести на печать установите переключатель Выделенный диапазон.

Разбиение листа на страницы

Программа Excel автоматически осуществляет разбивку листа на части, чтобы уместить его в стандартном формате А4 (210 х 297 мм). Маркеры границ страниц выглядят как вертикальные и горизонтальные штриховые линии, появляющиеся на листе. Если текст полностью помещается на лист формата А4, вы не увидите никаких разделителей.

Иногда необходимо установить принудительное разбиение на страницы. Для установки разбиения вручную проделайте следующее:

1. Выделите ячейку, находящуюся на одну строку ниже и на один столбец правее того места, где должен быть вставлен разделитель.

2. В меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Совместное использование программ Word и Excel

Файлы одного приложения можно легко использовать в других офисных приложениях. Это достигается благодаря совместимости форматов всех офисных программ. Например, таблицу из программы Excel можно легко внедрить в отчет, подготовленный в редакторе Word. Вставка осуществляется через буфер обмена. Как уже отмечалось, буфер обмена временно хранит выделенную и внесенную в него командой Правка → Копировать информацию. Всего в буфер обмена помещается 12 элементов. Вставлять содержимое можно выборочно или все сразу. Вставку производят командой Правка → Вставить.

Задание 1

Перенесем фрагмент платежной ведомости из документа Ведомость (см. рис. 11.3) в текстовый документ такого содержания:

...

Отчет

Довожу до вашего сведения, что зарплата сотрудников за декабрь составила:

Сохраним документ под именем Отчет:

1. Сначала наберите документ в редакторе Word.

2. Затем в программе Excel выделите таблицу с расчетно-платежной ведомостью и выберите команду Правка → Копировать.

3. Перейдите в программу Word. Выберите команду Правка → Вставить.

4. Сохраните документ.

Технологии OLE и DDE

Копирование, описанное в задании 1, удобно, но является статическим. Изменения, сделанные в ведомости, не вызовут изменений в документе Отчет. Для динамического обмена данными используют технологию OLE или DDE.

Чтобы использовать эту технологию в программе Word, для вставки выбирается команда Правка → Специальная вставка.

Но сначала немного теории. Те, кому данный материал покажется трудным, могут сразу переходить к выполнению задания 2 по использованию этой технологии.

Технология связывания и внедрения объектов, которую поддерживают приложения пакета Microsoft Office, позволяет переносить объекты так, что сохраняется доступ к инструментам, которыми они создавались.