Компьютер для бухгалтера

Объекты могут находиться в редакторе Word, а редактироваться средствами Excel. При вставке в документ связанного объекта всегда будет отображаться актуальная на момент вывода на печать или передачи по электронной почте информация из исходного файла.

Связанный объект отражает текущее состояние данных исходного файла и поддерживает с ним связь. При изменении исходного файла соответствующим образом изменяется объект в документе. Рассмотрим подробнее оба способа копирования.

Внедрение объектов

Внедрять можно объекты, созданные в любых приложениях. Это могут быть рисунки, фотографии, клипы мультимедиа. При внедрении объекта связь с тем файлом, откуда он внедряется, прерывается. Редактируют внедренный объект в том приложении, в которое он вставлен. Однако при редактировании запускается программа, в которой он был создан. Чтобы начать редактирование внедренного объекта, дважды щелкните на нем.

Объекты можно внедрять с использованием команды Правка → Специальная вставка или Вставка → Объект. При использовании команды Правка → Специальная вставка формат внедряемого объекта выбирается в поле Как. В этом списке показаны типы объектов, которые можно внедрить в документ. В частности, если выбрать пункт Точечный рисунок, в документе окажется «снимок» фрагмента таблицы, и дальше с ним придется работать только как с картинкой: раскрашивать, дорисовывать и т. п. Но если выбрать пункт Лист, в документ будет помещен объект, наполненный числами и формулами.

Если внедряют объект из файла, то командой меню Вставка → Объект раскрывают окно Вставка объекта, а в нем переходят на вкладку Создание из файла. Далее, воспользовавшись кнопкой Отбор, выбирают требуемый файл и щелкают на кнопке Вставить. Происходит возврат на вкладку Создание из файла. Остается щелкнуть на кнопке ОК, и объект будет внедрен.

Программа редактирования объекта откроется автоматически после двойного щелчка на объекте.

Связывание объектов

Этот способ позволяет обеспечить актуальность документов. Дело в том, что изменения, сделанные в файле-источнике, автоматически отражаются в файле-приемнике. Вставку связанных объектов выполняют двумя способами: командой Правка → Вставка → Объект или путем копирования объекта в буфер обмена и последующей вставки его в документ командой Правка → Специальная вставка. Вторым способом можно вставить в документ связь с частью данных исходного файла.

Для связывания объекта путем специальной вставки выполните следующие действия:

1. Выделите данные объекта в исходном файле и выберите команду Правка → Копировать.

2. Откройте документ, в который необходимо вставить связанный объект, и выберите команду Правка → Специальная вставка.

3. В диалоговом окне Специальная вставка в списке Как выберите формат представления объекта в документе. В области Результат приводится краткое описание выбранного типа объекта.

4. Установите переключатель Связать и щелкните на кнопке ОК.

При использовании команды Объект меню Вставка связывание объекта выполняется следующим образом:

1. Поместите курсор в то место документа, куда требуется вставить объект (файл, вставляемый как объект, не обязательно открывать).

2. Выберите команду Вставка → Объект. В диалоговом окне Вставка объекта перейдите на вкладку Создание из файла.

3. Введите имя связываемого файла в поле или выберите файл, воспользовавшись кнопкой Обзор.

4. Установите флажок Связь с файлом. Обратите внимание на то, что описание в поле Результат изменяется, отражая различие внедренных и связанных объектов. Щелкните на кнопке ОК.

Редактирование объектов производится по правилам работы с приложением, в котором был создан связанный объект.

Для редактирования данных связанного объекта необходимо открыть исходный файл в соответствующей программе. Для этого дважды щелкните на объекте.

Данные, которые являются связанными и входят в состав приложения, обновляются сразу после изменения исходного файла либо сразу после указания на необходимость обновления. Это зависит от того, установлен ли режим автоматического обновления связи. Вы можете изменить режим обновления связи или разорвать связь. Для изменения связи выбирают команду Правка → Связи, которая приводит к открытию диалогового окна Связи.

В диалоговом окне Связи приводятся список и адреса исходных файлов для всех связанных объектов в документе, указываются типы объектов и режимы обновления связи. Эти параметры можно изменять. Ручной режим обновления, позволяющий контролировать обновление данных, включают установкой переключателя По запросу в группе Обновление. Теперь для обновления данных потребуется открыть диалоговое окно Связи, выделить соответствующую связь в списке и щелкнуть на кнопке Обновить.

Связывание объекта делает редактирование невозможным лишь в том случае, если файл-источник удален. В этом случае в файле-приемнике будет находиться последнее обновление, а при попытке редактирования будет выдано сообщение о том, что это невозможно.