Корпоративное управление и стратегический менеджмент

Основной элемент Главной книги – план счетов, который играет роль справочника для классификации активов и пассивов компании. Каждый счет определяется его номером. Логически номер счета, как правило, разбивается на главный счет и субсчет. Среди счетов можно выделить бухгалтерские и вспомогательные счета. Бухгалтерские счета соответствуют структуре рабочего плана счетов компании и используются в бухгалтерских проводках. Счета могут быть подразделены на типы в соответствии с методологией бухгалтерского учета: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы. Вспомогательные счета служат для структурирования информации (например, в форме заголовков), а также для расчета итогов по группам счетов.

Каждый счет Главной книги содержит несколько аналитических кодов, которые позволяют группировать счета и проводки для различных аналитических и управленческих целей.

Поскольку многие компании нуждаются в ведении учета в многофилиальной среде, большинство ERP-систем предусматривает возможность выбора между унифицированным (общим для всей группы) планом счетов и ведением собственных планов счетов на каждом предприятии. В первом случае формируется единый план счетов, для которого необходимо разработать как можно более детализированную и одновременно оптимизированную структуру. Во втором случае каждая организация разрабатывает свой собственный план счетов и даже может вести учет в разных базовых валютах. В дополнение разрабатывается консолидирующий план счетов, позволяющий объединить бухгалтерские данные разных организаций.

Для формирования бухгалтерских проводок в ERP-системах, как правило, предусматриваются журналы, каждый из которых относится к определенной области деятельности, в частности журналы расчетов с дебиторами, расчетов с кредиторами, расчетов с банком, операций с основными средствами, складских операций, расчетов по заработной плате, закупок, производственных операций, операций по проектам. Данные об операциях накапливаются в бухгалтерских журналах до тех пор, пока они не будут проверены и проведены по счетам Главной книги.

Система позволяет гибко организовать процедуры закрытия учетных периодов. Как правило, для каждого года можно описать 13 учетных периодов: 12 реальных и один для заключительных оборотов по итогам года. Для каждого из них можно определить дату закрытия и контролировать проводки по счетам. При этом работу в следующем учетном периоде можно начинать до того, как будет полностью закрыт предыдущий.

Система позволяет описывать проводки, периодически повторяющиеся при закрытии учетных периодов. Для этого создаются специальные журналы, данные из которых автоматически проводятся по счетам Главной книге в конце каждого учетного периода.

Мультивалютность. Важное свойство ERP-систем – их мультивалютность, т. е. поддержка ведения счетов Главной книги, выполнения бухгалтерских проводок и формирования сводной отчетности в разных валютах. Это связано с тем, что даже на относительно небольших предприятиях ведение бизнеса требует представления операций в различных валютах, а также оценки экономической эффективности этих операций с разных точек зрения.

Каждый раз, когда имеет место инвалютная операция, система не только регистрирует ее в рублях, но и фиксирует код иностранной валюты, обменный курс и сумму операции в соответствующей иностранной валюте. Впоследствии эта информация становится доступной для анализа, расчета курсовых разниц и отчетности. Система также позволяет определить превалирующую валюту для каждого поставщика или потребителя, в этом случае именно в этой валюте будут составляться счета и другие финансовые документы.

Учет расчетов с дебиторами. Функции учета расчетов с дебиторами в ERP-системах тесно интегрированы с функциями клиентского обслуживания, которые предназначены для обработки всех операций с клиентами, включая выставление счетов и обработку входящих платежей. Возможности системы, в частности, включают ведение и контроль дебиторских лимитов, ведение прайс-листов и условий предоставления скидок, автоматическое и ручное выставление счетов, обеспечение расчетов с применением векселей, формирование напоминаний об оплате, выставление счетов на оплату пеней и штрафов, отчетность по срокам платежей.

Учет расчетов с кредиторами. Функции учета расчетов с кредиторами обеспечивают обработку всех операций с поставщиками и подрядчиками, у которых предприятие приобретает товары, работы и услуги. Система предусматривает автоматическую интеграцию бухгалтерии кредиторов с функциями снабжения и поддерживает выполнение таких операций, как формирование заказов, отражение поступающих к оплате счетов, проведение полных или частичных платежей (в том числе с использованием чеков и векселей), выполнение авансовых платежей, составление отчетов по срокам платежей.