Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Если обширный список нематериальных категорий действует на вас, как удав на кролика, пусть это вас не останавливает. Стоит только начать – и вы с изумлением обнаружите, что вам не терпится применить свои навыки упорядочения и в других областях жизни. Вот какое сильное воздействие может оказать наведение порядка. Так что твердо удерживайте в уме образ радостной трудовой жизни – и устремляйтесь вперед.

4. Уборка в цифровой сфере

Тони, профессиональный маркетолог из энергетической компании со штаб-квартирой в Великобритании, тратил много времени на размышления о том, где хранить и как искать цифровые документы. Разбросанные по социальным сетям, приложениям Microsoft, хард-диску его компьютера и программам сотрудничества вроде

Yammer, его цифровые документы пребывали в полном хаосе. Непрерывный поток электронных писем, СМС и сообщений голосовой почты, которые съедали так много времени, делал ситуацию еще более невыносимой.

Технологические устройства отнимали у Тони почти весь рабочий день (а также вечера и выходные!), и ему нужно было что-то с этим делать. Он решился на смелый шаг и изменил сообщение своего автоответчика:

«Ваше голосовое сообщение прослушано не будет. Пожалуйста, пришлите электронное письмо, и вы получите ответ соответственно его приоритетности».

Разумеется, люди могли связаться с Тони множеством других способов, но он наконец начал чуть больше контролировать свое рабочее время. Эта позитивная перемена воодушевила его всерьез заняться проблемой электронной переписки. Он не мог отключить электронную почту без риска быть уволенным – да и кто из нас это может? Поэтому Тони сделал то, что было в его силах. Он ежедневно обрабатывал все письма в ящике входящих, чтобы они не накапливались. На простые запросы он отвечал в тот же день, а обо всем остальном старался позаботиться в пределах ближайшей недели. Это значительно подняло ему настроение – и перемены к лучшему заметили его коллеги. Решение, которое поначалу казалось радикальным, теперь взяли на вооружение многие сотрудники компании.

В советах, касающихся управления электронной почтой и организации файлов и информации в смартфонах, нет недостатка. Способы управления нашей цифровой жизнью многочисленны и разнообразны. С каждой должностью сопряжены свои технологические требования. В некоторых компаниях обязательно используется конкретный тип программ для обмена сообщениями. Представители определенных профессий, например в медицине и правоохранительных органах, обязательно должны быть на связи. Вам придется самостоятельно выяснить, какие методы пригодны в вашей ситуации, чтобы потом строго их придерживаться. При наведении порядка в цифровой жизни ваша главная цель – найти способ обрести больший контроль над технологией.

У большинства людей цифровая жизнь состоит из трех основных частей: цифровые документы, например отчеты, презентации и бухгалтерия; электронная переписка; приложения для смартфонов. У всех трех составляющих есть одна общая проблема: цифровые данные легко хранить, что мы и делаем… и в итоге их становится столько, что возникает ощущение утраты контроля над технологией, которая вроде бы должна нам помогать. И в отличие от физических предметов цифровые данные накапливаются незаметно для нас, пока не становится слишком поздно: заканчивается объем хранилища, мы никак не можем найти нужное, быстродействие устройства замедляется до черепашьего шага, или нас безостановочно бомбардируют уведомления. Но так быть не должно.

Чтобы обрести власть над своей цифровой жизнью, действуйте поэтапно, категория за категорией, начиная с документов, переходя к электронной переписке и заканчивая приложениями для смартфонов.

Для файлов много папок не нужно

Начните с каталога «Документы» на жестком или сетевом диске и содержащихся там папок, где хранится бо́льшая часть ваших цифровых материалов. После этого займитесь компьютерным рабочим столом. Для других папок, имеющихся на большинстве компьютеров (например, с фото- или видеоматериалами), можно применять тот же подход, который будет описан здесь. Теперь изучите каждый файл в каталоге «Документы», включая входящие в него отдельные папки, задавая себе вопросы:

Нужен ли мне этот документ, чтобы делать текущую работу?

Обеспечит ли мне этот документ подсказки или вдохновение для будущей работы?

Доставляет ли мне этот документ радость?

Если ответ на все три вопроса оказывается отрицательным, удалите документ.

Иногда достаточно взглянуть на имя файла, чтобы вспомнить его содержание, но, возможно, вам все же придется открыть документ. Если вложенная папка содержит материалы по теме, которой вы больше не занимаетесь, смело удаляйте всю папку.