Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Мы отсылаем и получаем слишком много электронных писем – вы это уже знаете. Но, возможно, не осознаете, насколько велика эта проблема. В среднем офисный служащий тратит около половины рабочего дня на письма ¹[20], и, по данным исследований, больше половины служащих уверены, что электронная переписка мешает им делать свою работу ²

[21]. Саша тоже была в этом убеждена. Как и многие другие владельцы небольшого бизнеса, она, консультант по брендингу, считала, что должна быть всегда доступна для своих клиентов. Она настолько уставала, проверяя почту, что это стало мешать ей нормально спать и вести свой бизнес.

– Я тратила так много времени, стараясь ответить всем и держать все под контролем, что это серьезно повлияло на мою продуктивность и развитие бизнеса, – призналась она.

По данным исследований, чем больше времени вы тратите на электронную переписку, тем ниже ваша продуктивность[22] и выше уровень стресса. Саша поняла, что в ее случае это так и есть, поэтому начала выделять в своем расписании особые часы для ответов на сообщения клиентов, а в остальное время дня старалась не заглядывать в почту. Она сообщила своим клиентам об этих «приемных часах» для их писем. Поначалу Саша опасалась, что они расстроятся, сочтя это признаком снижения уровня обслуживания. В действительности же всем стало только лучше: у Саши появилось столь необходимое время для сосредоточения на настоящей работе, а клиенты стали получать от нее более редкие, зато более информативные письма.

Я знаю, как соблазнительно то и дело проверять почту. За мной тоже такое водится. Я беспокоюсь, что пропущу какое-нибудь важное сообщение, и внутренний голос вечно бубнит, что ответственный человек всегда готов к ответу. Но я предпочитаю напоминать себе, что у меня есть и другие обязанности, как правило, более важные. Если вы не в силах устоять перед этим искушением, выделите в расписании собственные почтовые «приемные часы» и дайте себе возможность наслаждаться работой без помех, даже если это означает, что вы будете отключать почту всего на тридцать минут в день.

Исследования определили три основных подхода людей к электронной переписке[23]. Все три могут привести к проблемам.

Одни люди постоянно чистят свой ящик входящих. Эти «постоянные рубрикаторы» всегда начеку, дожидаясь входящих писем, и, когда получают сообщение, тут же берутся за дело. Откладывают текущие дела, обрабатывают сообщение, а потом сразу убирают его в ту или иную папку. В чем же проблема? А вот в чем: после перерыва на одно письмо вам может потребоваться до двадцати шести минут[24], чтобы включиться в работу с того места, на котором вы ее бросили.

«Постоянные рубрикаторы» в итоге наносят себе еще больший ущерб, если пользуются сложной и разрозненной системой папок. Помимо того что на поддержание этой системы требуется много времени, в ней трудно как находить файлы, так и убирать на хранение[25]. Действительно, исследования показывают, что, когда папок становится больше двадцати

[26], ими слишком сложно управлять. При этом мы тратим много времени на поиск нужной папки для хранения сообщений, а потом и на попытки вспомнить, куда мы их переместили.

Второй способ обращения с электронной перепиской – каждую пару месяцев чистить ящик входящих. У сторонников такого подхода – назовем их «спорадическими рубрикаторами» – периоды нагромождения писем, в котором невозможно ничего найти, сменяются проблесками почти полной пустоты в ящике после того, как они удаляют подавляющее большинство сообщений. Хуже этого подхода ничего не придумаешь: вначале жить в хаосе, а потом терять важные сообщения. Мне знакомо это ощущение куража, когда видишь, как еще минуту назад переполненный ящик вдруг становится пустым. Но энтузиазм быстро обернется унынием, если по ошибке удалить важное сообщение.

Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени.

Третий подход – просто позволить письмам накапливаться в ящике, ничего не удаляя. Идейные «не-рубрикаторы» не умеют или не дают себе труда управлять своей почтой. Они полагаются на функцию поиска. Поисковая система отменно хороша, но она работает намного лучше – и быстрее, – если ей не приходится просеивать сотни и тысячи нерелевантных сообщений.

Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени. Просто оставляйте лишь те сообщения, которые понадобятся в будущем, и храните их в нескольких логично организованных папках.

Начните с ящика входящих – временного хранилища писем, ждущих обработки. Он не предназначен для хранения писем – ни тех, что вы хотите оставить, ни всех остальных.

Решая, стоит ли сохранить письмо, спросите себя: