Данные средства перераспределяются между лагерями, в которых расходы превышают доходную часть плана. При отсутствии средств для перераспределения финансирование лагерей производится из бюджета НКВД — УНКВД на создание запасов продовольствия, временные ссуды на оплату продовольствия, вещдовольствия и на расходы вновь организуемых лагерей, а также на дотации для содержания офицерских и оздоровительных лагерей; указанные средства переводятся на счет лагеря. Система учета в лагерях остается прежней, согласно инструкции Наркомата финансов (НКФ) СССР № 624/217 от 11 ноября 1938 г. отчет по трудовому использованию контингента лагерей и по движению денежных сумм лагерями военнопленных и ПФЛ производится 10-го числа ежемесячно в ЦФО НКВД и копия финотделу НКВД — УНКВД по месту финансирования и один раз в квартал в финотдел. Финотделы НКВД — УНКВД отчитываются один раз в квартал в ЦФО НКВД в составе бухгалтерского отчета. Отмечается, что отчет должен быть по фактически полученной от хозорганов сумме. К инструкции прилагается бланк отчета, включающий три таблицы: трудовое использование, движение денежных сумм, сведения о фактических расходах по содержанию лагеря[629]
.Безусловно, основную часть документации составляют нормативные акты, содержащие указания по основным функциям созданной системы — это учет и «фильтрация» советских граждан, а также трудовое использование контингентов, проходящих проверку. По данным вопросам в материалах ОПФЛ содержится несколько основных приказов, устанавливающих принципы данного процесса, и ряд уточняющих постановлений, большинство из которых можно найти в упомянутых выше «Выдержках…».
К нормативным актам относится прежде всего приказ НКВД СССР № 001067 от 7 августа 1941 г. с объявлением инструкции «О порядке учета и содержания военнопленных в лагерях НКВД»[630]
, в которой разъясняются вопросы приема военнопленных, порядок регистрации и опроса военнопленных в лагере, карточного учета военнопленного, порядок сообщения убытия и прибытия военнопленных, ведения учетных дел и строевого учета военнопленных. Все эти вопросы объединены в параграфы: общие положения, прием военнопленных, порядок содержания военнопленных, обязанности и права военнопленных, переписка, посылки, денежные переводы, свидания, меры взыскания, жалобы и заявления военнопленных, порядок извещения о смерти военнопленных, их погребении и выдачи вещей умерших их родственникам. К инструкциям прилагаются бланки: ежедневная строевая записка, этапный список военнопленных, опросный лист, форма книги регистрации, перечень предметов, запрещенных к хранению военнопленными, бланк для списка военнопленных, содержащихся в бараке. Предположительно, на начальном этапе, до появления специализированных документов, данной инструкцией руководствовались сотрудники органов безопасности в работе с «фильтрантами».В январе 1942 г. выходит приказ НКВД СССР № 0087 с объявлением временных инструкций о порядке учета и содержания в специальных лагерях НКВД бывших военнослужащих Красной армии, находившихся в плену и в окружении противника. В инструкции указывается:
«1. В спецлагерь НКВД подлежат приему быв[шие] военнослужащие Красной Армии, находившиеся в плену и в окружении противника, поступающие со сборно-пересылочных пунктов, штабов армий, от органов НКВД и специальных госпиталей — по выздоровлении.
2. Поступающие в лагерь контингенты должны приниматься по эшелонному списку[,] имеющемуся у начальника конвоя.
Один экземпляр списка остается в делах лагеря.
3. О приеме контингентов в лагерь составляется приемо-сдаточный акт, в котором, наряду с указанием даты поступления, количества принятых и пункта отправки эшелона, заносятся данные о наличии больных, санитарном состоянии прибывших, наличии лиц без необходимого обмундирования и т. д.
Один экземпляр акта высылается в Управление НКВД СССР по делам о военнопленных и интернированных при строевой записке, в которой отражается соответствующее поступление контингентов.
4. Сразу после приема контингентов начальник лагеря сообщает запиской по проводу в Москву — Управление по делам о военнопленных и интернированных следующие сведения: дату прибытия, откуда прибыл эшелон, общее количество прибывших, а также количество по каждому званию.
Записками [по] проводу сообщается в Москву о всех без исключения поступлениях в лагерь независимо от количества прибывших и независимо от того, откуда контингенты прибыли (сборно-пересылочные пункты штабов армий, органы НКВД, спецгоспитали и др.).
5. Все поступающие в лагерь сразу по прибытии заносятся в книгу регистрации. Форма книги прилагается.
До записи прибывших в книгу регистрации они должны быть изолированы от всех ранее поступивших.
6. По данным книги регистрации заполняются учетные карточки в двух экземплярах. Один экземпляр вливается в общесправочную картотеку лагеря. Вторые экземпляры высылаются при списке в Управление НКВД СССР по делам о военнопленных и интернированных вместе со строевой запиской, в которой отражается соответствующее поступление в лагерь.