Набор инструментов для управления проектами

Еще один вид традиционной диаграммы – ленточная диаграмма – приведен на рис. 3.4. И снова акцент сделан на распределении ресурсов с отображением четырех параметров: перечня проектов, запланированного и фактически израсходованного количества ресурсов, а также выполненной стоимости. Эта схема позволяет выявить проекты, которые расходуют ресурсы медленнее или быстрее, чем планировалось, чтобы соответственно изъять лишнее или добавить недостающее. Например, проект Z испытывает перерасход и, возможно, нуждается в большем количестве ресурсов. Напротив, проект X использует меньшее количество ресурсов, чем предполагалось, что позволяет перераспределить ресурсы из проекта X в проект Z[3]. На диаграмме это показано в отношении длины ленты, отображающей выполненную стоимость[4], к длине ленты, отображающей фактическую стоимость (это отношение также называется индексом выполнения стоимости, см. главу 13).

Рис. 3.3. Гистограмма времени завершения проектов[5]

Рис. 3.4.

Гистограмма выделения ресурсов

Адаптация традиционных диаграмм под нужды пользователя. Хотя представленные здесь диаграммы и полезны, они могут не вполне соответствовать вашим потребностям. Необходимо проанализировать доступные форматы и характеристики диаграмм, после чего выбрать наиболее подходящую и адаптировать ее для конкретных проектов. Ниже приводятся некоторые идеи, касающиеся процесса такой адаптации.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТРАДИЦИОННЫХ ДИАГРАММ

Убедитесь, что вы подготавливаете традиционные диаграммы надлежащим образом. Они должны отражать:

• выбранные аспекты или параметры проекта;

• шкалу измерения этих аспектов или параметров.

Резюме

В настоящем разделе были рассмотрены различные формы традиционных инструментов: гистограммы, ленточные и секторные диаграммы, – способные наглядно представить информацию, необходимую для балансирования портфеля проектов. Они также полезны в случае, когда организация впервые использует портфель. Однако хотя эти диаграммы удобны для представления как больших, так и малых проектов в портфеле, они не в состоянии предложить какие-либо действия по балансированию. Чтобы быть действительно эффективными, диаграммы должны быть адаптированы к вашей конкретной ситуации (см. врезку «Использование традиционных диаграмм»).

Пузырьковые диаграммы

Что такое пузырьковые диаграммы?

Пузырьковые диаграммы – это способ представления информации, который наглядно демонстрирует ключевые параметры проекта, необходимые для удачного балансирования портфеля (рис. 3.5). Как правило, оси X и Y представляют два из множества ключевых аспектов/параметров. Местонахождение пузырька на такой диаграмме показывает положение проекта в пространстве этих двух параметров, а его размер и цвет соответствуют дополнительным характеристикам (размер, доля выполненных работ, тип проекта и т. д.). Распределенные по площади диаграммы пузырьки помогают руководителям понять, правильно ли расположены проекты в пространстве ключевых параметров. При неудовлетворительной ситуации следует принять меры по балансированию портфеля.

Построение пузырьковой диаграммы

Подготовка исходной информации.

Балансирование портфеля проектов требует наличия следующей информации:

• стратегических и тактических планов;

• критериев отбора проектов;

• списка проектов с их численными оценками.

Рис. 3.5. Пузырьковая диаграмма в пространстве «легкость исполнения / важность проекта»[6]

Эти планы и критерии отбора проектов позволяют ограничить задачу балансирования портфеля пространством тех параметров, которые показаны на диаграмме. Продукты процесса отбора включают в себя список как существующих, так и новых проектов. Точный список отображается на пузырьковой диаграмме и затем подвергается балансированию. Мы говорим «точный список», потому что некоторые менеджеры имеют склонность неофициально добавлять свои любимые проекты в формальный список. Однако если в процесс балансирования включены не все проекты, возникает реальный риск несовпадения требуемых и доступных ресурсов и, как следствие, задержек расписания. Численные оценки проектов – это исходная информация для построения пузырьковой диаграммы. Их получают путем применения моделей балльной оценки для каждого из параметров диаграммы.

Выбор типа диаграммы. Определение типа диаграммы начинается с четкого понимания параметров, которые будут представлены осями пузырьковой диаграммы (см. врезку «Это не старая матрица BCG[7]»). Вариантов здесь множество [3, 4]:

• отдача (финансовая, основанная на большом количестве критериев);

• фазы жизненного цикла (концепция, планирование, исполнение, закрытие);

• дата завершения (месяцы, годы);