Набор инструментов для управления проектами

Когда использовать. Наиболее подходящее время для написания рекомендаций наступает сразу после составления выборки и до того, как произошла первая встреча. Очевидно, что крупные проекты будут нуждаться в более формальных и структурированных рекомендациях, в то время как небольшие потребуют неформального подхода.

Время использования. Собрание команды проекта – наиболее эффективный путь для разработки рекомендаций. Мероприятие может занять около часа (при более сложных задачах – до двух часов).

Выгоды. Пущенная на самотек встреча с заказчиком, как правило, заканчивается обсуждением проблем, совершенно не относящихся к проекту. В таком случае интервью с заказчиком не будет ни диалогом, ни дискуссией. Задача рекомендаций для обсуждения – не допустить такого развития событий. Более того, они должны превратить интервью в конференцию, чтобы позволить заказчику озвучить свои требования и указать на темы, играющие важную роль (см. врезку «Искусство задавать вопросы»). В процессе составления рекомендаций команды расставляют приоритеты для тем и вынуждены потом общаться со всеми заказчиками, используя одинаковый набор вопросов. Это делает встречи более продуктивными и исключает возможность ухода от главной темы, что часто сопровождается обсуждением предметов, не играющих роли для проекта.

Вариации.

Рекомендации для переговоров можно модифицировать, например представить их в качестве простого списка тем и подтем для обсуждения или сценария [2]. У организаций, исследующих рынок, есть собственные форматы, обычно называемые рекомендациями по темам.

ИСКУССТВО ЗАДАВАТЬ ВОПРОСЫ

Источник большинства ошибок – неправильная манера задавать вопросы на интервью с заказчиком. Чтобы избежать проблем:

• не включайте в вопрос собственные предубеждения;

• не используйте наводящих вопросов. Этот термин взят из судебной практики, где на вопрос необходимо получить ожидаемый ответ;

• не задавайте ограничивающих вопросов. Это мешает заказчику дать развернутый ответ.

Ниже приведен список вопросов, наиболее полезных при проведении интервью с заказчиком:

• не ограниченные временем вопросы. Такие вопросы позволяют заказчику высказать все свои требования. Если спросить, например: «Каковы три основные проблемы, встречающиеся в процессе сдачи проекта?» – заказчик сможет рассказать о проблемах, основываясь на своем восприятии и с учетом собственных приоритетов;

• визуализирующие вопросы. Эти вопросы помогают заказчику обрисовать потребности. «Что, если ваш компьютер мог бы уведомлять о задержках проекта и конфликте ресурсов?» Пока эта возможность не реализована в компьютере, заказчик будет думать рационализаторски;

• оборачивающие вопросы. Такие вопросы подразумевают ответ вопросом на вопрос. Например, если заказчик спросит: «Какие технологии вы будете использовать в новом проекте?» – мы ответим: «А какой должна быть технология, чтобы соответствовать вашим требованиям?»

Адаптация рекомендаций для обсуждения. Общие рекомендации принесут значительную пользу, но для большей эффективности их рекомендуется подстроить под конкретный проект. Ниже представлены некоторые способы такой адаптации.

Резюме