Набор инструментов для управления проектами

Описанный в данном разделе инструмент – рекомендации для переговоров – представляет собой список тем для обсуждения с заказчиком. Лучше всего разрабатывать рекомендации непосредственно перед началом переговоров. Таким образом, вы превратите интервью в конференцию для заказчиков, где они смогут описать свои потребности и определить важные темы. В результате команда проекта вынуждена обращаться ко всем представителям заказчика с одинаковым набором вопросов. Рекомендации принесут большую пользу при дальнейшей детализации специфических требований проекта, поэтому ниже речь пойдет о структурировании требований для заказчика.

Использование функции качества

Что такое функции качества?

Функция качества – это инструмент заказчика, который позволяет встроить его требования в проект. Цель этого инструмента – убедиться, что требования заказчика интегрированы в каждую часть проекта, от определения границ проекта через процесс его планирования до процесса контроля и закрытия. Функция качества позволяет выявить требования заказчика и перевести их на язык проекта.

Рис. 4.6. Функция качества

Процесс построения дома качества по этим этапам – очень сложная процедура, особенно в случае крупных проектов. Однако мы считаем, что этот инструмент должен быть легок в использовании: его отличительной особенностью станет быстрое развертывание, формальное или неформальное, удобное во множестве небольших проектов. Вот почему для примера мы возьмем проект продолжительностью несколько месяцев и с трудозатратами в 200 человекочасов. В рамки проекта включается разработка документа по стандартной методологии управления проектами для отдела технологической корпорации.

Подготовка требований заказчика. Требования заказчика – важнейшая информация при построении дома качества. Как правило, это самый сложный этап, поскольку необходимо выяснить наиболее значимые условия заказчика. В идеальном случае для определения требований используются инструменты, о которых мы говорили ранее: сетевой график заказчика, целевой план, выборка и рекомендации для обсуждения. Их задача – помочь получить информацию, касающуюся нужд заказчика. В терминологии дома качества такие требования заказчика принято называть «Whats» (Что), обозначая этим словом пожелания заказчиков (в случае требований, расставленных с учетом приоритетов).

Наш пример определяет пять наиболее важных требований (рис. 4.7). Здесь заказчик – группа из семи управляющих и менеджеров проектов подразделения – потребовал предоставить краткий документ, описывающий культуру компании, понятную конечному пользователю и относящуюся к уровню рабочей группы проекта. Методология также должна была базироваться на корпоративном понятии жизненного цикла проекта.

Пять необходимых условий были выделены при анализе длинного списка требований, которым интервьюируемые уделяли особое внимание. Небольшое количество значимых требований обеспечивают простоту построения дома качества. Большая часть компаний, использующих функции качества, ограничивают список потребностей десятью пунктами. О работе с большим списком рассказывается во врезке «Кошмар 2500-й ячейки».

Определение требований проекта. Заказчик выражает свои требования словами, и их нужно перевести на язык действий, при помощи которого команда планирует и реализует проект. Сформулированные таким образом требования проекта можно измерить, а позже сравнить с поставленными целями. Следует различать два вида требований проекта: условия заказчика и предложения команды для их выполнения.

Рис. 4.7. Функции качества проекта

В примере на рис. 4.7 представлены некоторые требования проекта. После непродолжительного мозгового штурма десять основных требований были отобраны и расставлены с учетом приоритетов, а в функцию качества занесены пять из них:

• ограничить количество страниц в документе методологии;

• проводить интервью с менеджерами проектов и управляющими для анализа их работы и просмотра проектной документации;

• использовать корпоративную терминологию при написании документа;

• писать в четком и понятном стиле;

• рассматривать этапы методологии через этапы жизненного цикла проекта.