Налог на прибыль

Если по производственным или другим уважительным причинам билеты пришлось поменять или сдать (например, командировка была отменена, продлена, перенесена, и это оформлено соответствующим распоряжением, задержан рейс), расходы, связанные с обменом и сдачей билета (сбор транспортной организации), подтвержденные квитанцией, считаются экономически оправданными (письма Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252, от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338, от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244).

Отсутствие оригиналов (дубликатов) проездных документов предполагает признание налогоплательщиками расходов на проезд в размере минимальной стоимости проезда на основании справки, которую работник должен получить в кассе:

– железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда (на основании справки из железнодорожной кассы);

– водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

– автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Особо рассмотрим ситуацию, при которой сотрудник берет отпуск перед командировкой или после выполнения служебного задания остается в месте командировки на отдых. Согласно письму Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111 если работник остался в месте командировки на отдых, расходы по оплате проезда к постоянному месту работы не будут являться обоснованными, так как работодатель в рассматриваемой ситуации оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха.

В этом случае днем окончания командировки работника считается последний день перед отпуском. Соответственно в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска.

Если работнику до его отъезда в командировку был выдан денежный аванс на оплату проезда, то сумма денежных средств за вычетом стоимости проезда к месту проведения командировки подлежит возврату в бухгалтерию организации. Соответственно доходов, подлежащих обложению налогом из доходы физических лиц, в таком случае не возникает.

Если расходы на приобретение обратного билета от места проведения отпуска были произведены работником за счет собственных средств, сумма вышеуказанных расходов возмещению организацией не подлежит.

Затраты за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются в размере фактических затрат, подтвержденных железнодорожным билетом.

При отправлении работника в командировку одновременно с приобретением железнодорожных и авиабилетов уплачивается страховой взнос по страхованию пассажиров от несчастных случаев. Взнос на обязательное страхование, указанный в билете, включают в стоимость проезда, а взнос на добровольное страхование железнодорожных пассажиров (оформленное отдельным полисом) уплачивается за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после налогообложения, так как расходы по данному виду страхования не предусмотрены в налоговом учете (п. 16 ст. 255 НК РФ).

Особое место в составе расходов на проезд занимают расходы на такси (индивидуальные трансферы). Пункт 12 Инструкции № 62 прямо указывает, что расходы на такси работнику не возмещаются. В настоящее время Минфин России позволяет списывать в расходы и компенсировать работнику без обложения налогом на доходы физических лиц затраты на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы, если подтверждена экономическая целесообразность таких расходов (то есть налогоплательщик может обосновать, почему проезд общественным транспортом был невозможен, или, например, небезопасен, если работник перевозил какие-либо материальные ценности) (письма Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82, от 13.04.2007 № 03-03-06/4/48, от 05.06.2006 № 03-05-01-04/148).

По статье расходов на командировки возмещаются работнику расходы на оплату найма жилого помещения на период командировки, оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Эти расходы считаются оправданными со дня прибытия и по день выезда работника из командировки. Кроме того, командированному работнику возмещается и соответственно относится к расходам организации плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50 % от возмещаемой ему стоимости места за сутки (п. 11 Инструкции № 62).