Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле

Вижу, вы настроены скептически. Наверное, думаете, что люди ожидают от вас более быстрой реакции на свои послания. Но я же не предлагаю вам отвечать на письма раз в неделю. Трех раз в день вполне достаточно.

Порой цепочки писем в электронной почте становятся неразумно длинными из-за обмена малозначащими фразами. Чтобы сделать их короче и понятнее, лучше использовать следующие короткие примечания:

• «Ответа не требуется»;

• «Спасибо, на сегодня все»;

• «Отвечать только в случае каких-то изменений»;

• «С этим может справиться мой коллега, направлять копию мне не нужно»;

• «Хорошо. Увидимся»;

• «Последующие два часа я буду работать в режиме офлайн»;

• «Свяжитесь с моим коллегой, чтобы уточнить детали».

Такая тактика позволяет избежать неожиданных ситуаций. Я, например, даже в те дни, когда поджимают сроки завершения проектов, всегда начинаю день с того, что в одно и то же время просматриваю свои планы на него и читаю почту, накопившуюся с прошлого дня.

Представьте себе, что вас не было в офисе несколько дней и по возвращении на вас обрушивается лавина просьб и требований в форме писем, документов и мерцающих огоньков компьютера. Без паники! У меня есть система именно для таких ситуаций. Это вариант группирования задач, который я называю 1×10×1.

По диагонали просмотрите самые срочные запросы или обращения и немедленно выполните тот из них, который займет минуту или даже меньше. Это может быть не требующий особых размышлений быстрый ответ на электронное сообщение, отказ от несущественного предложения, ответ на записанный в голосовой почте звонок или ответ с согласием на время какого-то мероприятия. Дальше выберите задачи, которые можно решить меньше чем за 10 минут. Займитесь ими как можно раньше с утра. Оставьте те, которые могут потребовать до часа вашего времени. Распланируйте их выполнение на следующие несколько дней.

Вообще лучше как можно больше вопросов решать с утра, пока вас не «накроет» текучка.

Стикеры

Скромная бумажка может стать вашим передним рубежом обороны. Независимо от того, находитесь ли вы в своем кабинете, в рабочей секции, отгороженной от посторонних перегородками, или за своим столом в суперсовременном офисе с открытой планировкой, стикеры остаются вашими лучшими друзьями. Напишите на клеящейся бумажке свое пожелание или просьбу и прикрепите ее к двери, перегородке или на угол вашего стола.

Изучите пару образцов из тех, что используют мои клиенты, чтобы оповестить окружающих о своей занятости. Здесь помогает чувство юмора и легкость настроения. Художественные способности необязательны.

Это не «отключает» вас от окружающих навсегда. Максимальная продолжительность «отключения» обычно составляет не больше полутора часов. Но в любом случае старайтесь ограничивать длительность сосредоточения на одной задаче, чтобы не «перегореть». Делая небольшие перерывы или паузы, вы сохраните энтузиазм для работы.

На стикере-предупреждении вы можете указать и время окончания вашего режима офлайн. Например: «Пожалуйста, подойдите после 13:30!»

То, что мешает нам на работе, не всегда равноценно. Есть большая разница между тем, чтобы «отключиться» от какого-то пустячного дела или не отозваться тогда, когда возникает действительно серьезная проблема.

Я против широко пропагандируемой «политики открытых дверей», которая предполагает, что все вторжения в наше личное пространство ожидаемы и желанны. Это означает, что ваша дверь (в физическом или метафорическом смысле) всегда должна быть открыта для нежданных посетителей и что вы волшебным образом должны быть доступны для любого человека в любое время. Такое невозможно. По сути это означает не быть ни с кем и никогда. Если я веду с вами разговор в вашем офисе и тут приходит некто, чтобы поболтать с вами, разве вы можете быть по-настоящему доступны для нас обоих? Конечно, нет. Это приводит к потере и вашего времени, и времени ваших посетителей.

На календаре, который висит на стене за вашей спиной, или на двери своего кабинета укажите часы вашей работы. Да, многие так поступают. И это срабатывает.

Ваши планы

Когда вы составляете рабочий план на неделю, включите в каждый день по меньшей мере два промежутка по полчаса каждый, в которые вы можете выполнять «блоковые задачи» и быть доступным для нежданных посетителей. Я называю это гибким режимом рабочего времени. Он требует самодисциплины, но я встречалась с таким графиком даже у самых занятых руководителей. Если вы будете планировать встречи или совещания «впритык», одна за другой, то неизбежно отстанете от плана. Промежутки свободного времени могут быть использованы для того, чтобы попытаться завершить давно «висящие» проекты. Подходите к своим «свободным блокам времени» как к реальным пунктам вашего плана, которые нельзя занимать больше ничем, кроме чего-то чрезвычайного. Все это помогает сформировать привычку к встраиванию свободного времени в ваше расписание.