Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле

Представим себе, что вы хотите следовать принципу однозадачности, но у вас нет времени на долгий телефонный разговор. Все просто. Сразу же скажите собеседнику: «Я рад, что нам удается обменяться мнениями. У меня есть 15 минут на то, чтобы обсудить завтрашнее совещание». Постарайтесь отметить про себя, когда пройдет пять минут. Полностью сосредоточьтесь только на разговоре. Некоторые ошибочно считают, что, поскольку во время беседы по телефону собеседник нас не видит, мы можем заниматься чем-то посторонним. Это неверно. Не используйте этот прием – и вы будете получать от каждого телефонного контакта необходимые результаты и в конечном счете экономить свое время. Лучше быть сосредоточенным и полностью «присутствовать» в коротком телефонном разговоре, чем частично – в длинном. Между прочим, экономя время беседы, вы проявляете уважение ко времени собеседника.

Те же приемы могут быть использованы и при следовании принципу однозадачности в работе на компьютере. Если вы не можете закрыть монитор, то отключите визуальные и звуковые сигналы. Сократите число открытых окон до минимума. Уведомите коллег, что вы временно недоступны. Подавите в себе желание делать или принимать звонки во время интенсивной работы над важным проектом.

И наконец, постарайтесь в совершенстве освоить свои электронные устройства. Выясните, какие у них есть функции или приложения, которые могут помочь вам в реализации принципов однозадачности. Есть в них раздел «Избранное» или «Круги»? Это позволит вам, например, выводить на экран только сообщения от членов семьи. Функция «Не беспокоить» доступна на большинстве электронных устройств и очень полезна. Постарайтесь ограничить число всплывающих окон на компьютере, особенно если они вам скорее мешают, чем помогают.

И это только начало. Вы справитесь! Ну что, вам интересно?

Глава 4

Ваши дни

МИФ

Однозадачность непродуктивна.

РЕАЛЬНОСТЬ

Тактика однозадачности – самый продуктивный способ решить стоящую перед вами задачу.

Времени на то, чтобы сделать все как следует, никогда не хватает, зато всегда есть время на то, чтобы все переделать.

Джек Бергман, генерал-лейтенант флота США

Наверняка вам часто тяжело из-за того, что вы не успеваете выполнить все запланированное. Как некоторым удается так много сделать за рабочий день?

Журнал Harvard Business Review опубликовал результаты исследований режима работы очень эффективных сотрудников{30}. Они не только начинают заниматься делом без раскачки непосредственно по прибытии на место, но и устраивают регулярные небольшие перерывы. Включая такие «подзарядки» в свой график, эти сотрудники в целом демонстрируют более высокую производительность. Они практикуют однозадачность даже во время обеденного перерыва: обычно занимаются в это время только едой и отдыхом, не отвлекаясь на рабочие темы.

Обязательно возьмите на заметку! Мы достигаем большего, организуя в процессе работы небольшие паузы для отдыха. Тем самым мы обеспечиваем более высокую концентрацию. И вообще работа не должна требовать от вас невозможного.

Один день в вашей жизни

Возможно, вас часто посещают отчаянные мысли вроде: «Мне этого не сделать! Господи, помоги мне не утонуть в моем списке неотложных дел!»

И вот помощь подоспела. Я говорила со многими профессионалами о том, что они надеются успеть закончить за одно утро. По результатам составила список, убрала профессиональные детали и особенности и вывела два способа исполнения этого списка за типичное утро рабочего дня.

Познакомьтесь с Дэйвом. Вот что он считает необходимым сделать за одно утро.

• Вычитать и послать деловое предложение клиенту.

• Поучаствовать в совещании руководителей.

• Выслать свою оценку отчета прямому подчиненному.

• Записаться на встречу с руководителем отдела связей с общественностью.

• Ответить на 200 с лишним электронных писем или удалить некоторые из них.

• Подготовить предложения для комитета по реорганизации компании.

Кроме того, жена Дэйва этим утром выступает с презентацией для важнейшего клиента компании, в которой она работает. Дэйв обещал ей встретиться в 12:15 около ее офиса, чтобы вместе пообедать.

Картина первая: растущий беспорядок

Дэйв прибывает в офис и направляется в кафетерий за кофе. Лиза и Тед уже на месте. Они втягивают его в 15-минутный разговор о мероприятии, которое прошло предыдущим вечером. Они смеются, и Дэйв говорит себе, что хорошо начинать день со взаимопонимания с сотрудниками. Он вообще избегает жесткости.