Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле

Дэйв поднимается в кабинет и на своем кресле замечает записку, оставленную новым бухгалтером уже после того, как Дэйв ушел с работы накануне. Он должен заполнить специальные формы, чтобы его включили в систему расчета премиальных. Он неохотно спускается вниз по лестнице, чтобы выполнить эту просьбу бухгалтера. Лучше сейчас, чем никогда.

Когда Дэйв вновь поднимается в свой кабинет, там его ждет подчиненный Нельсон с целой пачкой бумаг. Он разражается обличительной речью против отдела маркетинга, размахивая каким-то рекламным буклетом как доказательством. Дэйв слушает его вполуха, разыскивая на экране монитора электронные сообщения, которые он мог бы уничтожить. Дэйв хочет быть понимающим начальником, но свои руководящие функции ему приходится совмещать и с собственной работой.

Как раз в этот момент в кабинет заглядывает веселая Бетти, которая напоминает Дэйву, что начинается совещание руководителей. Все уже собрались в конференц-зале. Дейв в досаде чертыхается, хватает свой планшет и торопится вслед за Бетти покинуть кабинет. По крайней мере, он избавился от Нельсона.

Дэйв ненавидит совещания. Поэтому он притворяется, будто делает какие-то пометки в планшете, а на самом деле перебрасывается сообщениями с Тедом, который сидит за столом для совещаний напротив него. Дэйв отправляет ответы на пару писем из сотен входящих, накапливающихся в его почте. В какой-то момент Грейс, начальница Дэйва, спрашивает его мнение, но он ничего не может сказать, потому что не следил за обсуждением. Он отшучивается, говоря, что стареет и плохо слышит. Наконец совещание заканчивается.

Рабочий день Дэйва тает на глазах. Он отправляет электронное письмо своей подчиненной Кариссе, сообщая, что опять должен отложить составление годового заключения по ее работе. Он просматривает крупное предложение от клиента. Начинается онлайн-конференция, но Дэйву нужно досмотреть предложение. В конце концов он кликает на значок «Отправить», сразу же сообразив, что несколько дат в его письме указаны неточно. Он делает запись о том, что после обеда необходимо направить дополнительное письмо с исправлениями, и бросает записку на угрожающе большой список сегодняшних дел.

Дэйв бежит по лестнице наверх, чтобы проверить у помощницы руководителя отдела по связям с общественностью, есть ли для него «окошко» на этой неделе. Дэйв считает, что такой вопрос лучше обсудить лично. Она занята на плановой встрече, поэтому Дэйву приходится ждать. Вдруг он понимает, что впустую тратит время, которое мог бы использовать для подготовки рекомендаций по реорганизации. Он уже на 15 минут опоздал на обед с женой. Дэйв страшно раздражен тем, как прошло его утро.

Картина вторая: тактика однозадачности спасает рабочий день

Дэйв знает, что у него напряженное утро. Поэтому он прибывает на работу на 20 минут раньше, делает себе кофе на офисной кухне, проходит в кабинет, пишет на стикере «У меня срочные дела, пожалуйста, не стучите» и прикрепляет его на двери снаружи. Пять минут он тратит на то, чтобы распределить дела на это утро. Самые важные Дэйв выделяет особо.

Затем он организует рабочее время так, чтобы выполнить главные задачи. Он посылает Грейс письмо, в котором, ссылаясь на необходимость завершения важных для компании дел, просит разрешения присутствовать только на первой половине совещания. Он обещает активно участвовать в работе. Потом Дэйв быстро составляет и отправляет свои рекомендации комиссии по реорганизации.

Следующие полчаса он спокойно и тщательно изучает крупное предложение клиента. Он отключает все звуковые и визуальные сигналы на электронных устройствах. Он посылает свой ответ на предложение с уверенностью в его правильности и открывает дверь.

Дэйв назначает встречу со своей подчиненной Кариссой на утро, избегая «часа пик». Когда Карисса появляется в его кабинете, Дэйв пересаживается из своего кресла за стол для посетителей, чтобы создать более доверительную атмосферу и «отключиться» от отвлекающих импульсов, исходящих от его компьютера и других устройств. Дэйв говорит, что успеет изложить оценку годового отчета Кариссы за 15 минут, уделив ей все внимание. Он также обещает, что их работе ничто не помешает.

Неожиданно в кабинет врывается Нельсон, словно тропический ураган, обвиняя отдел маркетинга в некомпетентности. Дэйв прерывает его речь, подчеркивая, что у него запланированная встреча и в данный момент заниматься проблемами Нельсона он не может. Дэйв дружеским, но твердым тоном рекомендует запланировать встречу с ним заранее и спокойно возвращается к разбору отчета Кариссы.

Дэйв участвует только в первой половине совещания руководителей. Далее в течение 15 минут он внимательно просматривает электронную почту, сортируя ее по степени важности и удаляя ненужные сообщения. Он перепоручает несколько заданий сотрудникам и не верит своим глазам: как много писем успевает разобрать, когда сосредоточен на одном деле.