Письма "по подозрению" изымались из общей массы направляемых за границу или пересылаемых в Россию по почерку, размеру, весу, качеству или цвету конверта. Играло роль и название в адресе получателя или отправителя города, в котором, по информации полиции, располагались штабы революционных организаций, подозрительные лица или группы. При этом цензоры руководствовались указанными в специальных циркулярах признаками конвертов, представляющими "определенный интерес" для политической полиции. Отобранные письма вскрывались, прочитывались, вновь возвращались в экспедицию почтамта для отправки по назначению; если подозрения оправдывались, то письма задерживались и направлялись в Особый отдел. "Подозрительные" письма фотографировались и в дальнейшем использовались для розыска, т.к. почерк являлся приметой автора письма. Письма "по наблюдению" изымались из общей почты по спискам Особого отдела с фамилиями лиц, всю переписку которых следовало вскрывать и копии с неё представлять в Департамент полиции. Иногда в списках имелись пометки "особо строгое наблюдение", "точные копии", "фотографировать", "представлять в подлиннике".
Отобранные письма сначала вскрывались при помощи тонкой палочки, которую просовывали в конверт и наматывали на неё письмо, а позже обычным водяным паром. При наличии сургучной печати применялся специальный состав, который использовался для копирования печати. В помещении "черного кабинета" имелась полная коллекция безукоризненно сделанных металлических печатей всех иностранных посольств, консульств, миссий и агентств в Петербурге и министерств иностранных дел за границей, всех послов, консулов, атташе, министров и канцлеров, так как дипломатическая почта, проходящая в обоих направлениях, подлежала обязательной перлюстрации. Чиновник, предложивший способ производства печатей и аппарат для вскрытия писем паром, по докладу министра Столыпина царю был награжден орденом Владимира 4-й степени "за полезные и применимые на деле открытия"1.
При прохождении сверхсекретной корреспонденции со специальными курьерами для получения к ним доступа "пускался в ход презренный металл, и не было случая, чтобы золото не открывало замки портфеля и не давало возможность всего на несколько минут взглянуть глазом объектива фотографического аппарата на содержание тщательно запечатанных вложений портфеля. В этих делах все сводилось только к тому, во сколько червонцев обойдется вся эта манипуляция. Все или почти все курьеры, фельдъегери, служащие были подкуплены. За весьма небольшую мзду, выплачиваемую им помесячно или "поштучно", они приносили в указанное место не только содержимое корзин у письменного стола своих господ, но и копировальные книги из их канцелярий, черновики их писаний, подлинники получаемых писем и официальных донесений и даже целые коды и шифровальные ключи", - вспоминает цензор С. Майский. Для достижения этих целей подкупленные служащие снимали отпечатки и заказывали дубликаты ключей от письменных столов и сейфов, а иногда пускали по ночам в канцелярии посольств представителей Департамента полиции, дабы они определились на месте. Шифры приобретались в Париже или Брюсселе, где известные лица открыто торговали иностранными кодами2.
Если возникало подозрение, что письмо написано "химией", оно направлялось в Особый отдел для исследования. Но поскольку проявленное письмо адресату уже не отправишь, приходилось заново писать видимый и невидимый тексты. Виртуозным специалистом, способным подделать любой почерк, был В.Н. Зверев, протеже С.В. Зубатова. Он учитывал все: качество бумаги, глянец, водяные знаки и пр. Иногда кого-то посылали в командировку лишь затем, чтобы добыть тот сорт бумаги, на котором письмо было написано.
Самым тщательным образом осматривались книги, их переплеты и корешки. Подозрительные экземпляры задерживались. Если при осмотре книги устанавливали, что она служит для пересылки писем, корреспонденция изымалась, прочитывалась и после снятия копии вновь заделывалась в книгу; если переплет повреждался при вскрытии, нелегальная корреспонденция закладывалась в аналогичную новую книгу.
Зашифрованные тексты пересылали в охранку, где трудился талантливый криптограф И.А. Зыбин. "Для Зыбина, - писал М.Е. Бакай, знакомый с методами работы полиции по своей службе в ней, - важно уловить систему ключа, тогда для него не составляет труда подобрать соответствующее значение для букв или цифр"1. Криптография была его страстью. Заварзин, начальник одного из охранных отделений, вспоминал, как к нему для дешифровки одного важного письма из столицы был командирован Зыбин. Он схватил текст как помешанный и углубился в лихорадочные расчеты, не обращая внимания на окружающих и вряд ли отдавая себе отчет в том, где он находится. Когда Зыбина пригласили за обеденный стол, он пытался записать цифры на гладком дне тарелки, потом начал делать пометки на собственных манжетах. Только справившись со своей задачей, он словно очнулся от сомнабулического сна2.