Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Вот на что похожа настоящая встреча. Это стереофонический, окружающий со всех сторон звук. Слышны все голоса… даже самые тихие.

Томас Брейер признает, что достичь такого эффекта непросто, но дело того стоит:

«Собрав представителей разных сфер деятельности, разных уровней иерархии, вы потратите сколько-то времени, пока все они смогут высказаться и вклад каждого будет воспринят. Всякая иерархия на инновационных собраниях вредна. Я бы сравнил это с оркестром: дирижер должен слышать и группу ударных целиком, и соло на флейте.

Если вокруг меня сидят сплошь равные по рангу топ-менеджеры, прекрасно. Однако, когда собираются врачи, статистики, аналитики, отвечающие за подготовку данных для проекта, нужно поощрять их, чтобы они выступили и были услышаны, то есть внесли свой вклад.

Этим людям часто приходят в голову идеи, благодаря которым разговор мог бы подняться на более высокий уровень или же опуститься на землю. Когда же такие люди не высказываются и уходят с собрания разочарованными, мы все несем потери.

Существует клише, будто нет глупых вопросов, однако от председателя собрания требуется немало усилий, чтобы создать атмосферу, где и вправду ни один вопрос не считался бы глупым. Нужно, чтобы никто не опасался кары за так называемые «дурацкие» предложения. Важны взаимопонимание, общность отправных точек, единая платформа. Руководство обязано выработать общий язык, дать всем возможность действовать, и тогда люди осмелятся высказывать свое мнение.

Помню экстренное собрание в связи с угрозой свиного гриппа. Предполагалось, что придется распределить десятки миллионов доз вакцины, а значит, по экспоненте возрастет количество проводимых мероприятий – их будет в 20, в 25 раз больше, чем в состоянии провести наш департамент безопасности. Мы призадумались: где срочно набрать дополнительные команды? Найдутся ли дополнительные ресурсы в других отделах нашей организации или за ее пределами? И вдруг заговорил один парень – отнюдь не из старшего звена, однако хорошо знавший обычную нашу рутину. Это и был «тихий голос».

– Знаете, – сказал он, – искать новые ресурсы – это вариант, но есть и альтернатива: разобрать нашу процедуру и убрать все лишнее. Мы могли бы связаться с правительственными организациями, поискать способ сократить деятельность по составлению отчетов о продуктах, присутствующих на рынке уже 15 или 20 лет».

Достаточно было этого комментария, чтобы новые идеи хлынули потоком. Вот что такое по-настоящему инклюзивное собрание».

Настоящая встреча способствует настоящему разговору

«Вы же на самом деле не хотите войны, Ваше Высочество?»