Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Поместите Кевина Костнера на бейсбольное поле, где обитают призраки («Поле чудес»), и успех обеспечен. Оденьте его в рейтузы («Робин Гуд, принц воров») – и не факт, что вы преуспеете. Помните ли вы Мела Гибсона в роли Гамлета, Джона Уэйна – Чингисхана или героиню боевиков Анджелину Джоли в роли замученной домохозяйки из «Доброго пастыря»? Не помните? То-то и оно. Даже гении допускают промахи по части кастинга. Выбрав Марлона Брандо на роль Вито Корлеоне («Крестный отец»), режиссер Фрэнсис Форд Коппола вытянул выигрышный билет, когда же он пристроил свою дочь Софию, тоже прекрасного режиссера, но деревянную актрису, в «Крестного отца – 3», он чуть было не загубил прекрасный фильм.

Если вы стремитесь к настоящей встрече, начните с кастинга. И если вы добросовестно поработали над целью собрания, у вас есть все наметки для того, чтобы определиться с правильными людьми…

…на правильные роли

Как бы хорошо вы ни провели кастинг, этого еще мало: фильм выйдет удачным только в том случае, если вы еще и правильно распределите роли между правильными людьми.

Какая у кого роль на собрании? Я всегда задаю этот вопрос клиентам, а в ответ слышу очень краткий перечень. Обязательно имеется ДОКЛАДЧИК, как правило, тот человек, который стоит в полумраке перед экраном со слайдами в PowerPoint.

И есть АУДИТОРИЯ. Термин сам по себе интересный, ведь он навязывает большей части присутствующих пассивную роль «слушателей» (буквально это означает на латыни слово «аудитория»).

Часто, однако, не всегда, есть также СЕКРЕТАРЬ СОБРАНИЯ.

И, наконец, на многолюдных или особо важных собраниях присутствует ПРЕДСЕДАТЕЛЬ.

На том и конец. Хотя можно бы добавить несколько характерных для сегодняшнего дня «персонажей»:

ФАНАТИК TWITTER: глянешь на лицо – вроде слушает, посмотришь на пальцы – печа-а-атает.

СТОРОННИЙ КОММЕНТАТОР: замечания делает, но реальный вклад – нулевой.

ТАЙНЫЙ ТРУДОГОЛИК: пришел на собрание и продолжает исподтишка трудиться на ноутбуке.

СОНЯ: их много подвидов, в том числе – мастера этого дела, которые спят с открытыми глазами и даже губами при этом шевелят.

САМОРЕКЛАМЩИК: эти люди прерывают ход собрания и говорят о том, что интересует только их – точь-в-точь навязчивая телереклама дешевых кредитов или пластиковых окон.

По-моему, вам стоило бы поработать над списком персонажей. Пусть в него войдут:

РУКОВОДИТЕЛЬ

Каждое собрание нуждается в руководителе (см. ниже)

ХОЗЯИН

И это, как мы убедимся, не лидер.

СЕКРЕТАРЬ

Да, нужен человек, который зафиксирует все происходящее, чтобы и те, кто не присутствовал, но кого касаются принятые решения, также могли бы ознакомиться с ходом собрания. Вряд ли при современной технике имеет смысл делать записи, лучше зафиксировать все в виде аудио– и видеофайлов.

ПОМОЩНИК РЕЖИССЕРА/ОРГАНИЗАТОР

Это он определяет путь к успеху и следит, чтобы все придерживались этого пути.

ДОКЛАДЧИК(И)

Им отведена формальная и функциональная роль на собрании. Задача поставлена конкретная, и не надо углубляться в лишние подробности, а тем более уходить в сторону.

УЧАСТНИКИ

Все остальные, кто пришел на встречу. Если не участвовать, так лучше и не ходить. Встреча не тот вид спорта, чтобы «болеть» с трибун. Чтобы превратиться в зрелищный спорт, собрания должны были бы стать подинамичнее.

Свое участие вы доказываете не шумом. Слушайте внимательно и задайте один, но существенный вопрос – это куда полезнее разглагольствования.

ФАСИЛИТАТОР