Сам себе босс. Контролируйте свое время, доход и жизнь

Минутка для размышлений

Представьте, что задачи, которые вам нужно выполнить, – шарики для жонглирования. Одни резиновые, другие стеклянные. Резиновые шарики можно уронить, а потом снова использовать (только пыль не забудьте смахнуть), но стеклянные шарики могут разбиться в любой момент. Если вы уже сейчас внедрите такие резиновые шарики, как планирование процессов, ваши стеклянные шарики, то есть важные клиенты и деньги на счету, не разобьются.

А главное, нужно не забывать, что стеклянные шарики – это также здоровье, семейная жизнь и благополучие. Как владельцы бизнеса, мы склонны уделять недостаточно внимания этим сферам жизни, особенно в первое время. Одна из причин, по которой нам нужны системы и процессы, – стремление не разбить эти драгоценные стеклянные шарики.

Что представляют собой системы и процессы и чем они различаются

Прежде чем броситься в бой и внедрять системы и процессы, которые помогут нам эффективно выполнить все задачи, стоит рассмотреть, что же они собой представляют. Зачастую эти слова используются как синонимы, однако это не совсем правильно.

• Система объединяет несколько процессов в определенной сфере бизнеса.

• Процесс – последовательность задач и действий (процедур), которые позволяют добиться определенного результата.

• Процедура – один шаг процесса; завершение каждой процедуры необходимо для успешного выполнения процесса.

• Инструкции – руководство для членов команды, которое поможет им выполнять процедуры в рамках процесса и использовать различные процессы для достижения требуемых для системы результатов.

Важно!

В разговорной речи эти понятия используются как синонимы (например, «ты не следуешь системе» вместо «процедуре»). Кроме того, не забывайте, что «системой» также называют инструмент, применяемый в рамках процедуры, – например, пакет софтверных программ. Иногда возникает путаница, но в этой книге мы будем придерживаться определений, указанных выше.

Системы

Начнем с общей картины, а затем перейдем к деталям. Прежде чем разработать процессы для определенных сфер вашего бизнеса, стоит сделать шаг назад и наметить области, для которых вам нужны системы. Так вам будет легче создать процессы, укладывающиеся в рамки этих систем, которые в свою очередь помогут определить процедуры, необходимые для оптимальной реализации процессов.

Перечислим важнейшие области для большинства бизнесов:

• поиск потенциальных покупателей (маркетинг);

• конверсия потенциальных покупателей в реальных (продажи);

• работа (производство);

• рекрутинг и управление персоналом (HR);

• управление денежными потоками (финансы).

Возможно, вы заметили, что я намеренно не включил в этот список обслуживание клиентов. Некоторые бизнесы стремятся создать отдельные процессы, направленные на обслуживание клиентов, но я предпочитаю включать обслуживание клиентов в каждый процесс и систему бизнеса.

Кстати, если вы решите исключить ту или иную область из планируемой системы, как я исключил обслуживание клиентов, убедитесь, что вы уделили этой области достаточно внимания, пусть и в другом формате.