Самое главное в PR

Личное посещение – один из самых сильных методов, которые может использовать практический специалист по связям с общественностью. Оно, однако, может кончиться неудачей независимо от того, насколько хороша его причина, если посетитель является плохо подготовленным и представляет свой вопрос неуклюже. Вот несколько советов от ветерана газетной редакторской работы, который за свою карьеру выслушал сотни специалистов по связям с общественностью, представлявших в его кабинете свои проекты. Итак, как представить свою работу эффективно:

1. Заранее по телефону договоритесь о времени вашего визита. После этого не опаздывайте. Не рассчитывайте, ворвавшись без подготовки, быть выслушанными.

2. Сразу же назовите себя и свою цель. Если возможно, дайте собеседнику вашу визитную карточку, так чтобы он имел под рукой ваше имя, должность, название вашей компании и т. п. как во время обсуждения, так и после, для архива.

3. Будьте кратки. Редакторы, директора программ и другие, кто должен составить мнение о вашем деле, – люди занятые. Даже у тех, кто производит впечатление расслабленных и несерьезных, есть другая работа, ожидающая их. Представляйте свое дело сжато. Опишите, что планирует сделать ваш клиент, объясните цель программы, расскажите, как она поможет обществу, и особо определите, какую именно поддержку вы надеетесь получить у того человека, к которому вы обращаетесь. Отвечайте на вопросы хозяина, не уходя в сторону от главной линии разговора, вежливо выразите надежду на его заинтересованность, если это кажется вам соответствующим моменту, затем уходите.

4. Не рекламируйте ваше дело сверх меры. Не умоляйте. Люди, которым часто представляют подобные проекты, не любят, когда на них давят, и инстинктивно создают защитные механизмы против чрезмерно эмоциональных хвалебных речей. Никогда не говорите: «Вы должны нам помочь!» Люди, чью помощь вы стремитесь получить, обижаются, когда им говорят, что они «должны» что-либо сделать.

5. Выразите свою признательность вашему собеседнику за потраченное время и за все, что он или она может сделать в помощь вашему проекту.

6. Уходя, оставьте какой-либо письменный материал – брошюру, пресс-релиз, перечень фактов – который ваш собеседник мог бы изучить позже. Удостоверьтесь, что материал включает номер телефона, по которому с вами можно будет связаться для дальнейшей информации. Просить вашего собеседника прочитать материал, пока вы сидите тут же, – не лучшая тактика, если только материал не максимально короткий; результатом может быть торопливое, принужденное просматривание вместо вдумчивого чтения, на которое вы могли бы рассчитывать в других условиях.

Если презентация может быть сделана за ланчем, за кофе или, может быть, более крепкими напитками, вне обстановки офиса, ее воздействие может быть сильнее.

7. Закончите выражением признательности за то, что вас приняли, выразив надежду, что ваш собеседник сможет использовать информацию, которую вы оставили. Это – неявное напоминание собеседнику прочитать материал, если этого еще не случилось, и заняться им.

Если вы работаете с редактором или директором программы в маленькой общине, или с человеком, которого вы хорошо знаете, подход может быть менее формальным.

Личное обсуждение – также необходимый инструмент для открытой коммуникации в пределах бизнес-организаций. Такие беседы между представителями управления и руководителями среднего звена, руководителями среднего звена и мастерами или начальниками низшего звена, а также между руководством и профсоюзными должностными лицами расширяет понимание политики компании или нового продукта у сотрудников. Немного менее личными, но такими же эффективными при хорошей организации являются обсуждения в малых группах, направленные на те же цели. Внутренняя коммуникация через учебные собрания штата, тренировочные семинары для сотрудников и собрания отделов формируют более компетентную, мотивированную рабочую силу и выявляют области неудовлетворенности работников. (Рассмотрение того, как провести эффективное собрание, приведено ниже в этой главе.)

Уязвимое место менеджмента компании, как в маленьких фирмах, так и в больших, – это слишком частое предположение, что нижестоящие сотрудники знают причины политики компании. Саркастическое замечание: «Этому нет причин, это просто политика компании» показывает слабость менеджмента. Объяснить, почему что-либо делается, так же важно, как и объяснить, как это следует делать.

Каждая из этих устных методик будет рассмотрена подробно. Сначала в тексте будет изучена речь: как ее планировать, как ее писать и как ассистировать оратору, который будет ее произносить.