Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Когда вы стараетесь что-то удерживать в голове Ваша производительность снижается в разы.

Поэтому для повышения производительности важно убрать из головы «хвосты» всех дел, которые не актуальны в данный момент.

В отличие от профессий, имеющих дело с физическими предметами, например слесарь, у руководителя нет ощущаемого предмета труда. Он не может сказать, пощупав поверхность, хватит шлифовать или еще немножко шлифануть. И это создает дополнительные трудности. Поэтому многие техники тайм-менеджмента направлены на организованную визуализацию крутящейся в голове информации.

Именно для этого и нужны планинги, ежедневники, напоминалки и т. п.

Итак, на практике это можно сделать, выписав все дела на один или два листа. После этого сгруппировать их и переписать еще раз по группам. Т. о. вы наведете порядок в голове и делах. Теперь Вам будет проще выбирать то, что нужно сделать. Сделав что-то – вычиркните из списка, а новые – дописывайте.

5.5. Большим делам – «большое» время

Когда вы создали списки дел, то можете оценить их важность и время, необходимое для них. Как же это использовать для планирования своего дня? Поможет это понять притча, которая в той или иной форме повторяется во всех учебниках по тайм-менеджменту.

Притча о пустом кувшине

Собрал один мудрец как-то раз учеников, взял сосуд из глины и заполнил его до самого горлышка небольшим гравием и крупными булыжниками. Затем спросил учеников: «Полон ли сосуд?». Ученики ответили: «О да, наставник!».

Тогда учитель всыпал бобы в сосуд и потряс его так, чтобы они заполнили пустоты, между булыжниками. Бобы заполонили все свободные щели, и учитель повторил свой вопрос: «Полон ли сосуд?».

Потрясли ученики кувшин, увидели, что ни булыжника, ни боба в нее уже невозможно положить, и ответили: «Да, учитель!».

Улыбнулся мудрец, взял несколько горстей песка и вновь стал заполнять свой кувшин. Песок просочился между каменьями и бобами, заполнив все свободное место, что еще оставалось в кувшине. И третий раз на вопрос учителя юноши ответили, что кувшин, буквально, «забит» доверху.

Отставил мудрец сосуд и сказал: «Да, теперь вы правы. Представьте, что этот сосуд – наша жизнь.

Булыжники и гравий – самые значимые дела в ней, о которых мы помним всю жизнь, гордимся ими или, наоборот, стыдимся. Они и определяют течение нашей жизни.

Бобы – это те события и вещи, о которых мы мечтаем, к которым стремимся, но это не суть нашего существования. Без них мы можем обойтись, но жизнь немного поблекнет, став «пресноватой», словно рис без специй.

Песок – это те мелочи, из которых состоит наш ежедневный быт: суетливые желания, ссоры, обиды и претензии, мелкие радости и разочарования, и мы даже не обращаем на них внимания.

Друзья мои, если вы вначале наполните свой сосуд песком, то в кувшине уже не будет свободного места ни для бобов, ни для каменьев. Так и в жизни: если мы заполним ее пустыми мелочами и будничной суетой, в ней не останется места на мечты и желания, к которым нужно стремиться, а тем более, на какие-то серьезные дела и поступки!».

Эта притча отражает основные правила правильного планирования дня:

– сначала вы должны запланировать время для наиболее важных и крупных дел;

– во вторую очередь – для дел второй очередности;

– в промежутках между этими делами выполнять небольшие, не очень важные дела.

Такое планирование позволяет заниматься одним делом в течении 1–2 часов и переключаться на следующее по таймеру, не беспокоясь о том, что что-то забыл, или нужно было делать что-то другое. Итак первый практический совет:

Для больших и важных дел выделяйте большие промежутки времени – 1–2 часа, в течении которых вы не должны отвлекаться.

Короткие дела требуют и другого режима работы мозга, поэтому второй важный практический прием:

Короткие дела (телефонные звонки, ответы на почту, короткие встречи с сотрудниками и т. п.) лучше делать в режиме «пинг-понга», выделив для этого 2–3 промежутка по 30 минут в течение дня.

5.6. Основные идеи главы и практика

Итак, чтобы плавание по волнам времени было осознанным и управляемым нужно:

1. Составить список мероприятий на ближайшее время (например неделю).

2. Выбрать из него наиболее важные дела (это … и дела-кнопки).

3. Выделить в рабочем графике достаточные интервалы времени под них.

4. Потом запланировать мене важные дела и в результате оставить около 40 % рабочего времени под неожиданности. Т. е. при 8-часовом рабочем дне: 5 часов – распланированы, 3 – в резерве.

5. Наметьте несколько дел, которые можно будет сделать в случае, если Ваши временные резервы не будут задействованы.