Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Люди обычно не умеют отличать пустое от твердого. Они ненамеренно могут вводить себя и вас в заблуждение. Вы спрашиваете: нет ли такого-то. Отвечают: нет, они все давно уже ушли. Вы подходите, трогаете ручку двери – не заперта. Заглядываете внутрь: вот он – тот, кто вам нужен. Извините, а мы и не заметили, что он остался. А извиняться надо за другое. За неумение отличать пустое от твердого.

Если что-то сломалось, откройте крышку, загляните внутрь. Если кого-то не нашли, поищите сами.

Если говорят, что что-то написано, прочитайте сами.

Если говорят, что вкусно, попробуйте.

Если пишут, что им не сделали, проверьте, может быть, сделали.

Не начинайте действовать по сигналу, чья достоверность не проверена. Все, что можете проверять сами, проверяйте сами.

Заходите. Открывайте. Заглядывайте. Приезжайте. Лично осматривайте. Сами пробуйте нажать. Трогайте рукой. Поднимайтесь на чердак. Заглядывайте под колеса. Убеждайтесь лично. Встречайтесь лично.

И вот тогда появится умение отличать пустое от твердого. Отличать, уже не трогая руками, а задавая точные вопросы. Сколько весило? Какой толщины? А за шкаф заглядывали? Чья подпись там была? Сколько экземпляров? Вопросы, на которые невозможно ответить, не приблизившись к оленю.

Сокращайте дистанцию всеми способами.

До тех пор, пока промах не станет невозможным.

Вы хотите посмотреть сами? Да, хочу!

Вас не интересует быть невиновным в ошибке, вам нужно, чтобы ее просто не было.

Милый олень, прости!”

В этой цитате фактически описаны и практические методы. Когда Вам нужно проверить достоверность информации – задайте уточняющий вопрос, который относится к этой информации.

Приемы на каждый день

Знания начинают работать, когда мы их начинаем применять в ежедневной практике. Причем важны и небольшие шажки и сдвиги. Используйте следующие приемы работы с информацией, чтобы повысить эффективность.

Работа с ежедневником

При использовании ежедневника соблюдайте простые правила

:

– всегда берите ежедневник и ручку когда идете к руководству. Бывает, что вы планируете зайти на минуту, а руководитель вспоминает несколько задач, которые потом тяжело будет вытаскивать из головы.

– ежедневник и ручка должны всегда быть на рабочем месте, чтобы звонок не мог вас застать врасплох.

– на верхних 2–3 строках записывайте наиболее важные дела или дела, которые нужно сделать именно сегодня.

– дела привязанные ко времени пишите по левому краю листа, указывая сначала время. Если ежедневник размечен под время – сразу записывайте на нужное время.

– отмечайте плюсом или галочкой то, что сделали. Что не сделали – стрелкой с информацией о переносе или результате.

Совещания и рабочие встречи

При подготовке встречи, рабочего совещания нужно учесть и подготовиться:

– выбрать место и время с минимальными отвлекающими факторами (шум, звонки, посетители);

– удобное время, чтобы все были в адекватном состоянии

– создать общий контекст, как правило достаточно заранее сообщить участникам совещания его цель и повестку;

– подготовить тезисы выступления, чтобы голова была открыта для восприятия свежей информации.

При проведении совещания или рабочей встречи:

– соблюдать соответствие способа передачи информации ее типу (визуальная – визуальный, слова – речевая или письменная и т. п.).

– давать задание в определенном месте (например, кабинете)

– отключить по возможности от внешних источников информации (телефоны, компьютер, визитеры и т. п.).

– вести запись информации, а не стараться все запомнить: протоколы собраний, ежедневник;

– брать и давать обратную связь;

– "красную" информацию готовить так, чтобы пользователю было ясно без обратной связи

– структурировать информацию по правилу "5 по 5", для лучшего понимания и усвоения информации.

Инструкции и рабочая документация, контроль

Инструкции, кроме полезной информации, должны быть удобочитаемыми, поэтому желательно следовать правилам:

– инструкции должны иметь структуру “матрешки” с количеством элементов на каждом уровне около пяти, лучше 3–5, уровней вложения – два-три;

– схемы должны иметь структуру “матрешки” с количеством элементов в группах около 5-ти, лучше чтобы таких блоков было также 3–5, уровень вложения – до трех;

– для контроля используйте чек-листы: при промежуточном контроле, при подготовке к чему либо и т. д.;

– чек-листы желательно составлять также в формате «5 по 5».

Итак, мы рассмотрели вопросы, связанные с информацией. Правильная и точная информация способствует и экономии времени. Как еще можно его «экономить», как работать со временем рассмотрим в следующей главе.

5. Сила времени