Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления

Все книжки по тайм-менеджменту («управлению временем») начинаются примерно одинаково: «Время – особенный ресурс, т. к. в чистом виде его нельзя ни купить, ни продать, ни дать в кредит». Нас же время будет интересовать не с философской точки зрения, а с практической. И вот с практической точки зрения время мы используем для определения производительности: «Производительность – результат за единицу времени».

И рассмотренные в предыдущих главах приемы как раз и были посвящены повышению производительности и эффективности, поэтому, когда вы начнете следовать рекомендациям из глав про квалификацию, процессы и информацию, то проявится эффект кольчуги (взаимосвязь всех этих приемов со временем), и у вас автоматически появится свободное время. Но, скорее всего, вы этого не заметите в силу одного из парадоксов "управления временем":

Работы всегда больше чем времени.

Поэтому, скорее всего, вы почувствуете, что стали успевать больше, но времени больше не появится – его будет также 24 часа в сутках.

Однако, есть еще несколько приемов, которые позволят экономить время, как лично для себя, так и для организации в целом. Это:

– повысить профессионализма;

– навести порядок;

– удалить хвосты, т. е. разгрузить голову от лишней информации;

– уменьшить переключения, т. е. делать одно дело или короткие дела блоками.

Рассмотрим эти приемы дальше, но сначала определим главное отличие между сотрудником и руководителем.

5.1. Время сотрудника и время руководителя

И у сотрудника и у руководителя – около 8 часов рабочего времени в день. Почему же считается, что время руководителя – более ценно? В чем принципиальное отличие?

Отличие в том, что как мы выяснили, рассматривая отдельные цепочки в кольчуге, результат создает не один сотрудник, а все вместе. И даже если 9 из 10 выполнили свою часть на 100 %, а один – лишь на 50 %, то итог работы всей группы может быть равен НУЛЮ.

И тот, от кого зависит правильное распределение работы, чтобы общими усилиями результат был максимально возможным – это руководитель. Т. е. основная его роль – управлять временем сотрудников, т. е. ежедневный бюджет времени, которым он распоряжается равен:

бюджет времени коллектива = кол-во сотрудников * 8 часов.

Отсюда становится очевидна неуместность фразы некоторых руководителей: «Хочешь что-то сделать хорошо – сделай сам». При таком подходе руководитель на небольшом участке может выиграть «1 рубль», но за счет упущений в планировании, проиграет вдесятеро на другом.

Поэтому одна из главных задач – развитие своих управленческих компетенций и профессиональных компетенций вверенных сотрудников.

5.2. Повышение профессионализма как источник времени

Высокий профессионализм важен с точки зрения экономии времени по двум причинам:

1. Высокий профессионализм позволяет делать больше в единицу времени.

2. Чем выше профессионализм, тем меньше ошибок, тем меньше времени на их устранение.

Как оценивать и развивать профессионализм сотрудников мы рассмотрели во 2-ой главе.

Есть еще одно интересное наблюдение связи профессионализма и времени:

Если каждый день совершенствовать один из своих навыков всего на 3 %, то через год вы будете делать это в 10 раза лучше.

Это простое с точки зрения понимания, но сложное с точки зрения выполнения правило, которому стоит придерживаться.

Теперь Вы знаете, что если вы видите ошибки (свои или сотрудников), то Ваша цель, используя обратную связь и тренировки, помогать устранять хотя бы несколько из них, чтобы коллектив стал работать через год на порядок лучше.

5.3. Порядок – аккумулятор времени

Есть такое понятие, как «пожиратели времени». Это действия с нулевой производительность или эффективностью. Одно из таких действий – поиск чего-то, что не лежит на месте. Это может быть и рабочий стол, и стопка документов, и забытая информация и нормальный инструмент и т. д.

Зная это, мы можем «подстелить соломку» и заранее установить и поддерживать порядок в голове, на столе, в документах и т. п. Именно этому и посвящены многие техники тайм-менеджмента. Ключевое слово здесь – «порядок». Как это сделать практически?

Выпишите для себя, что значит в вашем понимании порядок на столе, в документах, в коллективе и т. п. Сделайте чек-листы по каждой тематике. И теперь сверьте, что уже так, а что – не так. Да и распланируйте свои действия на неделю или месяц. Помните: 3 % в день – на порядок в год.

5.4. Удалить хвосты

Обычный человек, а руководитель в большей мере, должен отслеживать параллельно несколько задач. Сюда же накладываются и личные дела. Помните правило «семи». Которое говорит о том, что в голове одновременно могут удерживаться 7+-2 элемента. Но есть и важное следствие из этого правила: