Система контроля и её аудит в организации

Выделение эталонов в качестве этапа процесса контроля объясняется тем, что разработка или уточнение эталонов уже является элементом контроля по отношению к процессу планирования. Разрабатываемые в организации планы базируются на четко поставленные цели. Однако для контроля могут использоваться только те цели, которые имеют количественные, качественные и временные характеристики, так как эти показатели позволяют сопоставлять реально полученные результаты с запланированными. Эталоны, разрабатываемые для контролирования, реально выполняют двоякую роль. С одной стороны, они позволяют сопоставить фактически сделанную работу с запланированной и ответить на вопросы о том, что осталось не сделанным и что необходимо сделать, чтобы достичь целей и выполнить планы. С другой стороны, эталоны, являющиеся отражением целей и планов, позволяют оценивать и качество самих целей и планов. Завышенные нормативы не являются стимулом для стремления к их выполнению или даже парализуют работу, а слишком низкие дезорганизуют, поэтому ключевыми характеристиками эталонов в контроле являются их обоснованность, выполнимость и адекватность отражения реальных процессов. Относительно просто установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем кредитования, количество счетов расчетно-кассового обслуживания и др. которые поддаются количественному измерению, но не все, что нужно контролировать, можно выразить в количественных показателях. Это усложняет процесс контроля и приводит к необходимости осуществлять контроль, ориентируясь на косвенные показатели, являющиеся следствием выполнения определенных действий которые следует определить как индикаторы.

Индикатором является доступная наблюдению и измерению характеристика изучаемого объекта, позволяющая судить о других его характеристиках, недоступных непосредственному исследованию. Использование индикаторов особенно важно при контроле рисков, так как влиять на риски или устранять их невозможно в силу внешнего происхождения, их можно учитывать и измерять влияние на функционирующий объект. Индикатором может быть прибор или устройство, сигнализирующие о сбое в электронных системах, информационная система, отображающая изменения какого-либо параметра контролируемого процесса или состояния объекта в форме, наиболее удобной для непосредственного восприятия человеком визуально, акустически, тактильно или другим, легко интерпретируемым, способом.

В то же время отсутствие абсолютной связи между оцениваемыми величинами и влияющими на них факторами характеризуется субъективностью оценок. Использование косвенных показателей каких-либо величин вместо прямых их измерений имеет опасность необъективности, так как косвенные проявления могут быть следствием различных факторов. Например, отток вкладов в банке, может быть вызван появлением сильных конкурентов, повышением инфляции, паникой или другими факторами. Разрабатывая эталоны для контролирования необходимо учитывать множество, объективных и субъективных факторов, влияющих на процесс достижения целей и выполнения планов, как во внутренней, так и внешней среде, при этом оценка отдельных факторов может иметь только прогнозный характер. Незначительные отклонения фактических показателей от стандартов не всегда являются следствием недостатков в работе. Следует принимать во внимание, что достижение абсолютных идеальных значений может быть экономически неэффективным, так как предпринимаемые усилия по устранению отдельных недостатков могут стоить дороже, чем полученный от их использования эффект. Например, использование дорогостоящих электронных систем слежения при низких оборотах денежных средств в кассах или внедрение сложной процедуры разрешений, способной превратить оперативный процесс в бюрократический. Все это определяет необходимость наряду с разработкой эталонов определять и допустимые величины – индикаторы, которые компромиссно позволяют отклоняться от конкретизированных целей, но достигать стратегических целей.

Основными факторы, влияющими на размер величины отклонений, являются:

• выработанная в организации стратегия;

• размер контролируемой деятельности;

• необратимость события, т. е. величина при которой невозможно исправить возникшую неблагоприятную ситуацию;

• характеристики контрольного стандарта.

Кроме того, дополнительная оценка эталонов должна проводиться уже на стадии анализа выявленных отклонений фактических результатов.